Bộ chỉ số quản trị của một chuỗi trường mầm non nên có bốn nhóm theo thứ tự: chất lượng học vụ, an toàn trẻ, con người, rồi mới đến tài chính. Lý do là doanh thu và lợi nhuận là chỉ số trễ, phản ánh những gì đã xảy ra ở lớp học từ một đến hai năm trước; còn chất lượng tương tác trong lớp, sự cố an toàn và độ ổn định của đội ngũ giáo viên là chỉ số dẫn dắt, báo trước doanh thu sẽ đi về đâu.
Nhà đầu tư quen với ngôn ngữ tài chính thường muốn bắt đầu từ doanh thu, biên lợi nhuận, dòng tiền. Những con số đó vẫn cần, nhưng nếu chỉ nhìn chúng thì hội đồng chỉ phát hiện vấn đề khi phụ huynh đã rút con đi. Bài này đề xuất một bộ chỉ số gọn, cách đo từng nhóm khi trẻ không được chấm điểm, và những cái bẫy khi biến chỉ số thành mục tiêu.
Vì sao doanh thu là tin tức cũ
Ở trường mầm non, quyết định gửi con hay rút con của phụ huynh thường được hình thành dần qua nhiều tháng: trẻ về nhà kể chuyện ở lớp, phụ huynh thấy cô giáo thay liên tục, nghe phụ huynh khác nhắc một sự cố. Đến khi quyết định thành hành động, tức là không tái đăng ký cho năm học sau, thì nguyên nhân đã có từ lâu. Doanh thu của năm học tới phản ánh trải nghiệm của năm học này.
Thêm vào đó, học phí thường được thu trước theo kỳ hoặc theo năm. Dòng tiền của chuỗi có thể rất khoẻ ngay cả khi chất lượng đang giảm, vì tiền của kỳ sau đã nằm trong tài khoản. Nhà đầu tư chỉ đọc báo cáo tài chính sẽ thấy mọi thứ ổn cho tới thời điểm tái đăng ký, rồi thấy sụt cùng lúc.
Vì thế, một hội đồng muốn quản trị chứ không chỉ ghi nhận phải nhìn vào những thứ diễn ra trước doanh thu. Trong quản trị doanh nghiệp, cách phân biệt chỉ số dẫn dắt và chỉ số trễ đã quen thuộc từ lâu, và mô hình thẻ điểm cân bằng của Robert Kaplan và David Norton, công bố đầu thập niên 1990, là một cách phổ biến để đặt các góc nhìn phi tài chính cạnh góc nhìn tài chính. Áp vào trường mầm non, các góc đó là lớp học, an toàn và đội ngũ.
Bộ chỉ số gợi ý cho cấp hội đồng
Bảng dưới đây gợi ý khoảng mười hai chỉ số, đủ để hội đồng thấy toàn cảnh mà không chìm trong số liệu. Ngưỡng cảnh báo cụ thể cần đặt theo dữ liệu lịch sử của chính chuỗi, không nên lấy từ nơi khác.
| Nhóm | Chỉ số | Cách đo | Tần suất |
|---|---|---|---|
| Học vụ | Điểm quan sát lớp theo bộ tiêu chí của chuỗi | Quan sát có cấu trúc, người quan sát được đào tạo | Mỗi lớp ít nhất hai lần một năm |
| Học vụ | Tỷ lệ lớp đạt chuẩn tự kiểm định nội bộ | Kiểm định chéo giữa các campus | Mỗi học kỳ |
| Học vụ | Tỷ lệ thực hiện kế hoạch giáo dục | Đối chiếu kế hoạch với hồ sơ hoạt động | Mỗi quý |
| An toàn | Số sự cố theo mức độ trên một trăm trẻ | Sổ sự cố thống nhất toàn chuỗi | Mỗi tháng |
| An toàn | Tỷ lệ sự cố nghiêm trọng đã xem xét nguyên nhân đúng hạn | Theo dõi hồ sơ xem xét | Mỗi quý |
| An toàn | Kết quả diễn tập và kiểm tra định kỳ | Biên bản diễn tập, kiểm tra cơ sở vật chất | Theo kế hoạch năm |
| Con người | Tỷ lệ giáo viên nghỉ việc | Số nghỉ chia số bình quân, tách nghỉ sớm | Mỗi quý |
| Con người | Tỷ lệ lớp có giáo viên ổn định cả năm | Lớp không đổi giáo viên chính | Mỗi năm học |
| Con người | Giờ đào tạo bình quân mỗi giáo viên | Hồ sơ đào tạo | Mỗi học kỳ |
| Phụ huynh | Tỷ lệ giữ chân, loại trẻ tốt nghiệp | Tái đăng ký so với đủ điều kiện | Mỗi năm học |
| Tài chính | Tỷ lệ lấp đầy và kết quả so ngân sách | Sĩ số trên công suất được phép | Mỗi tháng |
| Tài chính | Học phí thu trước so với tiền mặt | Bảng cân đối | Mỗi tháng |
Không có chỉ số nào ở bảng này là điểm số của trẻ. Đây là lựa chọn có chủ ý, giải thích ở mục ngay sau.
Đo chất lượng học vụ khi không chấm điểm trẻ
Ở bậc mầm non, chấm điểm hay xếp hạng trẻ không phù hợp với cách trẻ phát triển, và Chương trình giáo dục mầm non của Bộ Giáo dục và Đào tạo cũng tiếp cận đánh giá trẻ bằng quan sát sự phát triển chứ không bằng điểm số. Một chuỗi đem điểm của trẻ lên làm chỉ số cho hội đồng sẽ tạo áp lực sai chỗ: giáo viên dạy để trẻ làm được bài kiểm tra, thay vì tổ chức hoạt động phù hợp lứa tuổi.
Cách đo đúng là đo điều kiện và quá trình, không đo sản phẩm. Điều kiện là môi trường lớp, đồ dùng, tỷ lệ trẻ trên giáo viên, trình độ giáo viên. Quá trình là chất lượng tương tác giữa cô và trẻ: cô có trò chuyện, đặt câu hỏi mở, mở rộng ý của trẻ, giữ không khí ấm áp hay không. Trên thế giới có những công cụ quan sát được nghiên cứu nhiều, như thang ECERS của nhóm Thelma Harms, Richard Clifford và Debby Cryer, hay hệ thống CLASS do Robert Pianta và cộng sự phát triển. Các công cụ này có bản quyền và cần đào tạo người quan sát, nên chuỗi có thể dùng chúng làm tham chiếu để xây bộ tiêu chí riêng.
Ở trong nước, khung tự đánh giá theo quy định về kiểm định chất lượng giáo dục và công nhận đạt chuẩn quốc gia đối với trường mầm non là một nền tảng tốt, vì nó đã quen thuộc với cơ quan quản lý. Chuỗi có thể kết hợp khung này với bộ tiêu chí quan sát lớp của mình, rồi tổ chức cho hiệu trưởng campus này quan sát lớp campus kia để giảm thiên lệch.
Một chi tiết hay bị bỏ qua là hiệu chỉnh giữa những người quan sát. Hai hiệu trưởng xem cùng một lớp có thể cho hai kết quả khác nhau nếu không cùng hiểu tiêu chí. Mỗi năm vài lần, những người quan sát nên cùng xem một lớp, chấm độc lập, rồi so và thảo luận chỗ lệch. Không có bước này, chênh lệch giữa các campus có thể chỉ là chênh lệch giữa người chấm.
Nhóm con người: chỉ số báo trước nhiều nhất
Giáo viên nghỉ việc là tín hiệu sớm nhất. Trẻ nhỏ gắn bó với người chăm sóc chính; thay cô giữa năm ảnh hưởng tới cảm giác an toàn của trẻ và là điều phụ huynh để ý ngay. Một campus có tỷ lệ nghỉ việc tăng trong hai quý liên tiếp thường sẽ có tái đăng ký giảm ở năm học sau.
Phân biệt nghỉ sớm và nghỉ muộn. Người nghỉ trong vài tháng đầu thường phản ánh tuyển dụng hoặc hội nhập chưa tốt. Người đã làm vài năm rồi nghỉ thường phản ánh quản lý, lương thưởng, hoặc lộ trình phát triển. Hai vấn đề cần hai cách xử lý khác nhau.
Độ ổn định của giáo viên chính trong lớp. Tỷ lệ lớp giữ nguyên giáo viên chính suốt năm học là chỉ số đơn giản mà rất có ý nghĩa. Nó cho hội đồng thấy điều trẻ thật sự trải qua, không chỉ con số tổng.
Đào tạo và chuẩn trình độ. Tỷ lệ giáo viên đạt chuẩn trình độ đào tạo theo Luật Giáo dục 2019 và số giờ đào tạo nội bộ mỗi năm. Đào tạo đều đặn là cách rẻ nhất để giữ chất lượng khi chuỗi mở thêm campus.
Phỏng vấn khi nghỉ việc. Không phải chỉ số, nhưng tổng hợp lý do nghỉ việc theo quý là nguồn thông tin mà hội đồng hiếm khi được thấy, và thường giải thích được các con số ở trên.
Đặt tài chính ở cuối không có nghĩa là xem nhẹ
Đặt nhóm tài chính sau cùng là đặt về thứ tự đọc, không phải về tầm quan trọng. Một chuỗi không có lãi thì không trả được lương tốt, không sửa được cơ sở vật chất, không giữ được giáo viên giỏi, và vòng lặp đó cuối cùng lại làm hỏng chất lượng. Hội đồng vẫn cần nhìn tỷ lệ lấp đầy, kết quả so ngân sách, dòng tiền và khoản học phí thu trước mỗi tháng.
Điểm khác là cách đọc: mỗi con số tài chính nên được đọc cùng con số phi tài chính đi kèm. Biên lợi nhuận một campus tăng mạnh trong khi tỷ lệ giáo viên nghỉ việc cũng tăng có thể là dấu hiệu chuỗi đang cắt giảm quá tay ở quỹ lương. Tỷ lệ lấp đầy vượt kế hoạch trong khi sự cố an toàn tăng có thể là dấu hiệu lớp đang quá tải.
Cách sắp xếp này cũng thay đổi cuộc họp. Khi phần chất lượng và an toàn được bàn trước, hội đồng tiếp cận phần tài chính với câu hỏi đúng: con số này có bền không, nó đến từ đâu. Khi tài chính được bàn trước, phần chất lượng thường bị rút ngắn vì hết giờ.
Bẫy khi biến chỉ số thành mục tiêu
Nhà kinh tế học Charles Goodhart nêu nhận xét từ giữa thập niên 1970, sau này thường được diễn đạt gọn là: khi một thước đo trở thành mục tiêu, nó không còn là thước đo tốt. Trong chuỗi trường, các biểu hiện thường gặp gồm:
- Thưởng hiệu trưởng theo số sự cố thấp, và sự cố bắt đầu không được ghi.
- Đặt mục tiêu tỷ lệ lấp đầy, và lớp nhận thêm trẻ vượt mức phù hợp.
- Đặt mục tiêu điểm quan sát lớp, và lớp được chuẩn bị riêng cho buổi quan sát đã báo trước.
- Đặt mục tiêu giảm nghỉ việc, và quản lý gây khó dễ cho người muốn nghỉ thay vì cải thiện lý do khiến họ nghỉ.
- Đặt mục tiêu giữ chân, và trường ngại nói thật với phụ huynh về những vấn đề phát triển của trẻ.
Cách giảm bẫy là gắn thưởng với một rổ chỉ số chứ không với một con số, kết hợp quan sát không báo trước, và luôn hỏi chỉ số nào có thể bị làm đẹp bằng cách gây hại cho trẻ. Chỉ số nào trả lời là có thì chỉ nên dùng để theo dõi, không dùng để thưởng.
Khi chỉ số một campus lệch: trình tự xử lý của hội đồng
Một chỉ số xấu đi không tự nó là lý do để thay người hay đổi chính sách. Trình tự dưới đây giúp hội đồng phản ứng tương xứng, không quá chậm mà cũng không quá tay.
- Xác nhận số liệu: định nghĩa có đổi không, có sai nhập liệu không, có yếu tố mùa vụ như đầu năm học hay kỳ nghỉ không.
- Đặt cạnh các chỉ số khác của cùng campus: một chỉ số lệch đơn lẻ khác với nhiều chỉ số cùng lệch một hướng.
- Yêu cầu người điều hành giải thích bằng văn bản, kèm kế hoạch khắc phục có mốc thời gian và người chịu trách nhiệm.
- Nếu chỉ số liên quan đến an toàn trẻ, không chờ kỳ họp sau: yêu cầu báo cáo đặc biệt và, khi cần, một lượt kiểm tra độc lập ngay.
- Theo dõi kế hoạch khắc phục ở các kỳ họp tiếp theo, ghi vào bảng theo dõi nghị quyết.
- Chỉ khi kế hoạch không được thực hiện hoặc không có tác dụng sau một khoảng thời gian hợp lý, hội đồng mới xem xét các biện pháp về nhân sự hay cơ cấu.
Trình tự này bảo vệ cả hai phía. Người điều hành có cơ hội giải thích và sửa, còn nhà đầu tư có hồ sơ cho thấy vấn đề đã được nêu, đã có kế hoạch và đã được theo dõi, nếu sau này phải đi đến quyết định khó.
Câu hỏi thường gặp
Có nên dùng số liệu tự công bố như tỷ lệ phụ huynh giới thiệu làm chỉ số quản trị không?
Không nên, nếu con số đó không có phương pháp đo rõ ràng và lặp lại được. Số dùng trong tiếp thị thường được tính một lần, theo cách thuận lợi nhất. Chỉ số quản trị cần định nghĩa cố định, đo mỗi kỳ theo cùng cách, và có thể được kiểm lại. Khảo sát phụ huynh vẫn hữu ích nếu được thiết kế và lặp lại định kỳ.
Khảo sát hài lòng phụ huynh nên làm thế nào để có ích?
Nên làm hai lần mỗi năm, cùng bộ câu hỏi, ẩn danh, với câu hỏi cụ thể về những việc trường kiểm soát được như giao tiếp với giáo viên, bữa ăn, an toàn, thay vì chỉ hỏi chung có hài lòng không. Tỷ lệ phản hồi cũng là một chỉ số: tỷ lệ thấp làm kết quả kém tin cậy.
Chỉ số học vụ có so được giữa các campus không?
So được nếu cùng bộ tiêu chí, người quan sát được đào tạo như nhau và có hiệu chỉnh định kỳ giữa những người quan sát. Ngay cả khi đó, nên so mức thay đổi theo thời gian của từng campus trước, rồi mới so mức tuyệt đối giữa các campus, vì mỗi campus có đặc điểm trẻ và cơ sở vật chất khác nhau.
Hội đồng có nên tự đi quan sát lớp không?
Thành viên hội đồng đi thăm campus là tốt để hiểu thực tế, nhưng không nên tự chấm điểm lớp học. Quan sát có cấu trúc cần người được đào tạo và cần thời gian. Thăm campus nên được báo cho hiệu trưởng, đi cùng người điều hành, và không góp ý trực tiếp với giáo viên trước mặt trẻ.
Bao nhiêu chỉ số là vừa cho một kỳ họp hội đồng?
Khoảng mười đến mười lăm chỉ số ở cấp hội đồng là đủ, mỗi chỉ số có xu hướng nhiều kỳ. Người điều hành có thể theo dõi nhiều hơn ở cấp vận hành. Nếu hội đồng nhận quá nhiều chỉ số, nó sẽ không biết chỉ số nào quan trọng, và cuộc họp thành buổi đọc số.
Có nên công bố các chỉ số này cho phụ huynh không?
Một phần có thể, chẳng hạn kết quả kiểm định chất lượng đã được công nhận, trình độ giáo viên, kết quả khảo sát chung. Các chỉ số nội bộ như tỷ lệ nghỉ việc hay sự cố theo mức độ cần được xử lý thận trọng, vì không có bối cảnh dễ bị hiểu sai. Quyết định công bố nên do hội đồng thông qua.