Phí cấp phép chương trình giáo dục thường được ghép từ một đến ba thành phần: phí ban đầu trả một lần khi ký, phí định kỳ theo năm học (cố định, theo số lớp hoặc theo số trẻ học chương trình), và đôi khi một phần trăm doanh thu. Muốn so hai đề nghị khác cấu trúc, cách chắc nhất là quy tất cả về chi phí mỗi trẻ mỗi năm trong ba kịch bản sĩ số, cộng thêm các chi phí đi kèm như đồ dùng, đào tạo người mới và thời gian của giáo viên.
Bài này không nêu mức phí thị trường, vì không có nguồn công khai đáng tin và mỗi hợp đồng gắn với một gói khác nhau. Các con số trong ví dụ đều là giả định để minh hoạ phép tính. Mức phí của hệ thống Global Star chỉ trao đổi sau khi ký thoả thuận bảo mật.
Năm kiểu cấu trúc phí và rủi ro mỗi bên gánh
Mỗi cấu trúc chia rủi ro sĩ số khác nhau. Chọn cấu trúc là chọn ai chịu thiệt khi năm học đó trường tuyển kém.
| Cấu trúc | Cách tính | Ai gánh rủi ro sĩ số | Hợp với trường nào |
|---|---|---|---|
| Phí ban đầu | Một khoản khi ký, bù chi phí đánh giá, đào tạo nhập môn, bộ học liệu đầu tiên | Trường, vì trả trước khi biết kết quả | Mọi trường; nên hỏi khoản này gồm những gì |
| Thuê bao cố định | Một mức mỗi năm học, không phụ thuộc sĩ số | Trường | Trường sĩ số ổn định, muốn dự toán dễ |
| Theo lớp | Đơn giá nhân số lớp áp dụng | Chia sẻ: trường quyết định mở bao nhiêu lớp | Trường muốn áp dụng dần từng lớp |
| Theo trẻ | Đơn giá nhân số trẻ học chương trình, đối chiếu theo kỳ | Bên cấp gánh nhiều hơn | Trường sĩ số biến động theo mùa |
| Phần trăm doanh thu | Tỷ lệ trên học phí, hoặc trên doanh thu định nghĩa trong hợp đồng | Chia sẻ, nhưng cần định nghĩa doanh thu | Ít gặp trong license thuần; gần nhượng quyền |
Nhiều hợp đồng ghép hai kiểu, ví dụ thuê bao cố định cộng phí theo trẻ vượt ngưỡng. Ghép không sai, miễn công thức viết đủ rõ để kế toán của trường tự tính ra đúng con số mà bên cấp sẽ xuất hoá đơn.
Phí ban đầu: trả cho cái gì
Phí ban đầu thường được giải thích là để bù chi phí của bên cấp trong giai đoạn đầu: khảo sát hiện trạng, đào tạo nhập môn, bộ học liệu và đồ dùng mẫu đầu tiên, thiết lập hệ thống báo cáo. Đây là khoản dễ phình nhất vì khó so. Trường nên đề nghị bóc tách khoản này thành danh mục: bao nhiêu giờ đào tạo cho bao nhiêu người, bộ đồ dùng gồm những gì, phần nào là tài sản trường giữ lại sau chấm dứt.
Bóc tách có ba lợi ích. Một là biết phần nào đáng tiền: bộ đồ dùng giữ lại được khác hẳn với một khoá đào tạo có thể phải làm lại nếu giáo viên nghỉ. Hai là có cơ sở để đàm phán: trường đã có sẵn một phần đồ dùng thì có thể trừ ra. Ba là có cơ sở hạch toán: tài sản cố định, chi phí trả trước phân bổ nhiều năm và chi phí trong kỳ được ghi sổ khác nhau, ảnh hưởng tới báo cáo tài chính của trường.
Nếu phí ban đầu không hoàn lại trong mọi trường hợp, hãy hỏi về trường hợp bên cấp vi phạm ngay năm đầu. Một hợp đồng công bằng cho phép hoàn lại một phần khi chấm dứt do lỗi của bên cấp.
Ví dụ giả định: quy ba đề nghị về chi phí mỗi trẻ
Giả định một trường có sáu lớp, sĩ số kế hoạch 120 trẻ, xem xét ba đề nghị. Đề nghị A: thuê bao cố định 300 triệu đồng mỗi năm học. Đề nghị B: 45 triệu đồng mỗi lớp mỗi năm học. Đề nghị C: 2,4 triệu đồng mỗi trẻ mỗi năm học. Cả ba đều là số giả định, chỉ để tập tính, không phản ánh mức phí của bất kỳ hệ thống nào.
Ở sĩ số kế hoạch 120 trẻ: A là 300 triệu, tức 2,5 triệu mỗi trẻ; B là 270 triệu, tức 2,25 triệu mỗi trẻ; C là 288 triệu, tức 2,4 triệu mỗi trẻ. Nếu năm đó trường chỉ tuyển được 90 trẻ nhưng vẫn giữ sáu lớp: A vẫn 300 triệu, thành khoảng 3,33 triệu mỗi trẻ; B vẫn 270 triệu, thành 3 triệu mỗi trẻ; C giảm còn 216 triệu, vẫn 2,4 triệu mỗi trẻ. Nếu trường tuyển vượt lên 140 trẻ: A còn khoảng 2,14 triệu mỗi trẻ, B khoảng 1,93 triệu, C tăng lên 336 triệu.
Phép tính cho thấy không có đề nghị rẻ nhất tuyệt đối. Đề nghị cố định có lợi khi trường tự tin về sĩ số; đề nghị theo trẻ là một kiểu bảo hiểm cho năm tuyển kém. Chủ trường nên làm bảng ba kịch bản này với số thật của mình và hỏi: kịch bản xấu nào mình chịu được, rồi chọn cấu trúc theo câu trả lời đó.
Bước tiếp theo là cộng chi phí đi kèm vào từng kịch bản. Giả định mỗi năm trường thay hai giáo viên và mỗi người mới cần một khoá đào tạo tính phí riêng, cộng một khoản đồ dùng tiêu hao theo số lớp. Khi đó đề nghị B, vốn rẻ nhất ở sĩ số kế hoạch, có thể đắt lên nếu nó không gồm đào tạo người mới, trong khi đề nghị A đã gồm. Bảng so sánh chỉ có ý nghĩa khi mọi đề nghị được quy về cùng một rổ dịch vụ.
Những chi phí không nằm trong phí license nhưng vẫn phải trả
Phí ghi trong hợp đồng chỉ là một phần tổng chi phí. Khi lập dự toán, trường nên cộng thêm:
- Đồ dùng, học cụ bổ sung mà chương trình yêu cầu nhưng không nằm trong bộ ban đầu, nhất là đồ tiêu hao phải mua lại mỗi năm.
- Đào tạo giáo viên mới vào giữa chừng, nếu hợp đồng chỉ bao gồm đào tạo một lần cho đội ngũ ban đầu.
- Thời gian giáo viên dự đào tạo ngoài giờ, có thể phải trả thêm hoặc bố trí người dạy thay.
- Chi phí đi lại, ăn ở của chuyên gia bên cấp khi xuống đánh giá, nếu hợp đồng quy định trường chịu.
- Phí nền tảng số, tài khoản phần mềm theo dõi tiến bộ của trẻ, nếu tính riêng theo người dùng.
- In ấn tài liệu cho phụ huynh, chỉnh lại tài liệu tuyển sinh theo cách ghi tên chương trình được duyệt.
- Thuế nhà thầu và chi phí chuyển tiền nếu bên cấp ở nước ngoài, tính theo quy định hiện hành.
Cộng đủ những dòng này, chi phí thật mỗi trẻ có thể cao hơn đáng kể so với phí ghi trong hợp đồng. Nên hỏi bên cấp danh sách chi phí phát sinh mà các trường đang dùng chương trình thường gặp, rồi hỏi lại chính các trường đó nếu được giới thiệu.
Điều chỉnh phí theo thời gian: những câu chữ cần soi
Trần tăng phí. Hợp đồng nhiều năm nên có công thức tăng phí rõ ràng: theo chỉ số giá tiêu dùng do cơ quan thống kê công bố, hoặc theo một tỷ lệ cố định. Câu "phí có thể được điều chỉnh theo chính sách của bên A" là câu bỏ ngỏ, nên đề nghị thay.
Thời điểm đối chiếu số trẻ. Với phí theo trẻ, cần quy định ngày chốt sĩ số và cách tính trẻ nhập học giữa kỳ, trẻ nghỉ giữa kỳ. Không quy định thì mỗi kỳ đối chiếu là một lần tranh luận.
Quyền kiểm tra số liệu. Bên cấp tính phí theo trẻ thường muốn quyền kiểm tra sổ sách sĩ số. Điều đó hợp lý, nhưng nên giới hạn tần suất, phạm vi tài liệu được xem và nghĩa vụ bảo mật của người kiểm tra, vì danh sách trẻ là dữ liệu cá nhân.
Đồng tiền và tỷ giá. Nếu phí tính bằng ngoại tệ, rủi ro tỷ giá nằm hết ở trường, trong khi học phí thu bằng đồng Việt Nam. Có thể đề nghị chốt tỷ giá theo năm học, hoặc tính bằng đồng Việt Nam ngay từ đầu.
Hạch toán và thuế: hỏi kế toán trước khi ký
Cách ghi sổ khoản phí license ảnh hưởng tới lợi nhuận kế toán từng năm của trường. Phí ban đầu cho quyền sử dụng nhiều năm thường được phân bổ dần theo thời hạn hợp đồng thay vì ghi hết vào năm đầu; phí thường niên ghi vào chi phí của năm học tương ứng. Bộ đồ dùng giữ lại lâu dài có thể được ghi nhận là công cụ, dụng cụ hoặc tài sản tuỳ giá trị. Đây là việc của kế toán trưởng, nhưng chủ trường nên hỏi trước khi ký để hợp đồng ghi các khoản tách bạch, đúng với cách sẽ hạch toán.
Nếu bên cấp là pháp nhân nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam, khoản tiền bản quyền trả ra nước ngoài thường thuộc diện thuế nhà thầu; trường là bên khấu trừ, kê khai và nộp thay theo quy định hiện hành. Hợp đồng cần ghi rõ giá đã gồm hay chưa gồm phần thuế này. Nếu bên cấp là doanh nghiệp trong nước, cần hỏi hoá đơn, thuế suất áp dụng và việc khoản phí này có được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp của trường hay không.
Các mức thuế và cách tính thay đổi theo văn bản hướng dẫn, nên kiểm với cơ quan thuế hoặc kế toán có kinh nghiệm thay vì dựa vào hợp đồng mẫu.
Danh sách câu hỏi về phí mang vào buổi đàm phán
Những câu dưới đây giúp biến một báo giá chung chung thành con số so được. Câu nào bên cấp không trả lời được bằng văn bản thì ghi nhận là rủi ro.
- Phí ban đầu gồm chính xác những hạng mục nào, phần nào trường giữ lại sau khi chấm dứt?
- Phí định kỳ tính theo đơn vị nào, chốt số liệu vào ngày nào, xuất hoá đơn theo kỳ nào?
- Mức tăng phí tối đa mỗi kỳ gia hạn là bao nhiêu và căn cứ vào chỉ số nào?
- Đào tạo giáo viên mới, đào tạo lại khi đổi phiên bản học liệu có nằm trong phí không?
- Chi phí đi lại của chuyên gia khi xuống đánh giá do bên nào chịu?
- Khi trường mở thêm lớp hoặc thêm cơ sở, phí tăng theo công thức nào?
- Nếu bên cấp chậm đào tạo hoặc chậm giao học liệu, phí có được giảm trừ không?
- Giá đã gồm thuế chưa, đồng tiền thanh toán là gì, ai chịu chênh lệch tỷ giá?
Câu trả lời bằng văn bản cho tám câu này nên được đính kèm làm phụ lục hợp đồng, để không phải dựa vào trí nhớ của người đã đàm phán khi nhân sự hai bên thay đổi sau vài năm.
Câu hỏi thường gặp
Phí license nên chiếm bao nhiêu phần trăm học phí là hợp lý?
Không có tỷ lệ chuẩn được công bố cho ngành mầm non Việt Nam, và con số truyền miệng thường không kèm gói dịch vụ tương ứng. Cách thực tế hơn là tính phí mỗi trẻ trong ba kịch bản sĩ số, đặt cạnh biên lợi nhuận hiện tại của trường và xem trường còn đủ ngân sách cho lương giáo viên và an toàn hay không.
Có nên trả trước nhiều năm để được giảm phí không?
Giảm giá khi trả trước là có thật, nhưng trường gánh thêm rủi ro bên cấp ngừng hoạt động, đổi chủ hoặc không thực hiện cam kết. Nếu trả trước, nên đòi điều khoản hoàn lại phần chưa sử dụng khi hợp đồng chấm dứt do lỗi của bên cấp, và cân nhắc bảo lãnh ngân hàng cho khoản lớn.
Phí theo trẻ có khuyến khích trường khai giảm sĩ số không?
Về lý thuyết có, nên bên cấp thường đòi quyền kiểm tra sổ sách. Cách giảm ma sát là chốt sĩ số theo danh sách đã báo cáo với cơ quan quản lý, vì trường vốn phải báo cáo số liệu này. Khi hai bên dùng chung một nguồn số liệu, ít chỗ để nghi ngờ.
Phí ban đầu có được hoàn lại nếu không triển khai được không?
Tuỳ hợp đồng. Nhiều hợp đồng ghi không hoàn lại. Trường nên thương lượng hoàn một phần nếu chưa nhận đào tạo, chưa nhận học liệu, hoặc nếu bên cấp không đáp ứng được lịch đào tạo đã hẹn. Phần đã nhận và giữ lại được, như đồ dùng, thì hợp lý khi không hoàn.
Học phí phụ huynh có phải tách riêng khoản chương trình cấp phép không?
Không bắt buộc, nhưng cần minh bạch. Nếu trường thu thêm một khoản riêng gắn với chương trình, khoản đó phải được công khai trong thông báo thu, ghi trong hợp đồng với phụ huynh và tuân thủ quy định công khai của ngành. Gộp vào học phí chung thì đơn giản hơn nhưng phải nói đúng chương trình đang dạy.
Khi so hai bên cấp, ngoài phí còn nên so gì?
So số giờ đào tạo thật mỗi năm, tần suất chuyên gia xuống trường, thời gian phản hồi khi trường hỏi, chính sách cập nhật học liệu và điều khoản chuyển tiếp khi chấm dứt. Một bên phí thấp mà hỗ trợ mỏng có thể đắt hơn nhiều khi tính cả công sức trường tự bù vào.