Học phí phụ huynh đóng trước cho những tháng chưa học là một khoản nợ của trường: tiền đã nhận, nhưng nghĩa vụ chăm sóc và giáo dục trẻ chưa thực hiện. Khi thẩm định một chuỗi mầm non, khoản này phải được đo theo từng cơ sở, từng trẻ, tại đúng ngày khoá sổ của giao dịch, rồi đưa vào giá như một khoản nợ hoặc một điều chỉnh vốn lưu động. Bỏ qua nó là trả tiền hai lần cho cùng một dịch vụ: một lần qua giá mua, một lần qua chi phí phục vụ những tháng còn lại.
Thu trước, chi sau là một đặc điểm hấp dẫn của mô hình trường tư, vì nó cho dòng tiền dương sớm. Nhưng chính đặc điểm đó tạo ra một cái bẫy trong giao dịch: tiền mặt người bán để lại trong công ty, hoặc đã rút ra trước ngày ký, thực ra là tiền của những tháng học tương lai. Bài này giải thích cơ chế, cách đo, vì sao con số thay đổi theo mùa, và các cách đưa vào hợp đồng. Bài toán dòng tiền thu trước của một trường lẻ đã có ở chuyên mục tài chính của trang Đầu tư mầm non.
Vì sao học phí thu trước là nợ, không phải doanh thu
Theo chế độ kế toán doanh nghiệp, khoản tiền nhận trước cho dịch vụ sẽ cung cấp trong nhiều kỳ được ghi vào doanh thu chưa thực hiện, tài khoản 3387 trong hệ thống tài khoản ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, rồi phân bổ dần vào doanh thu theo từng kỳ phục vụ. Như vậy khoản tiền phụ huynh đóng cho cả năm học vào tháng đầu tiên chỉ trở thành doanh thu từng phần, theo từng tháng trẻ thực sự đi học.
Thực tế, nhiều trường quy mô nhỏ ghi nhận doanh thu ngay khi thu tiền. Cách ghi này không làm thay đổi tiền mặt, nhưng làm méo lợi nhuận: năm chuỗi tăng trưởng nhanh và thu trước nhiều sẽ trông lãi hơn thực tế, năm chuỗi chững lại sẽ trông lỗ hơn. Nếu định giá dựa trên lợi nhuận báo cáo mà không điều chỉnh, nhà đầu tư dễ trả giá theo con số đã bị đẩy lên.
Về mặt kinh tế, khoản nợ này là nghĩa vụ phục vụ. Chi phí để thực hiện nó gồm lương giáo viên, tiền thuê, tiền ăn của những tháng còn lại. Nếu trẻ nghỉ giữa chừng và chính sách của trường cho hoàn phí, nó còn là nghĩa vụ trả tiền mặt. Cả hai mặt đều phải được tính.
Đo khoản nợ: các bước làm theo từng cơ sở
Không nên lấy số dư trên sổ kế toán làm con số cuối cùng, vì sổ có thể chưa phân bổ đúng. Cách làm chắc hơn là dựng lại từ dữ liệu học sinh.
- Lấy danh sách trẻ đang học tại ngày đo, kèm gói phí từng trẻ đã đóng: theo tháng, theo học kỳ, theo năm, hay gói nhiều năm.
- Với mỗi trẻ, tính số tháng đã đóng nhưng chưa học tính từ ngày đo, nhân với mức phí tháng tương ứng sau ưu đãi. Phí ăn, phí xe đưa đón, phí ngoại khoá tính riêng nếu thu riêng.
- Tách các khoản thu một lần như phí ghi danh, phí cơ sở vật chất, phí đồng phục. Đọc hợp đồng nhập học để xem khoản nào có hoàn lại khi trẻ nghỉ.
- Cộng các khoản ưu đãi đã hứa nhưng chưa trừ, như giảm phí anh chị em, ưu đãi đóng sớm áp vào năm sau, hay phiếu học thử đã phát.
- Đối chiếu tổng với số dư doanh thu chưa thực hiện trên sổ và với tiền mặt thực có trong tài khoản của cơ sở.
- Ghi lại các trường hợp ngoại lệ: trẻ đã đóng nhưng bảo lưu, trẻ đang nợ phí, trẻ học miễn phí.
Phép đối chiếu ở bước năm là nơi phát hiện nhiều nhất. Nếu khoản nợ dựng lại lớn hơn hẳn số dư trên sổ, sổ đã ghi doanh thu sớm. Nếu tiền mặt thấp hơn hẳn khoản nợ, tiền thu trước đã được dùng hoặc rút ra, và người mua sẽ phải tự tài trợ những tháng phục vụ còn lại.
Ngày ký làm đổi con số: một ví dụ giả định
Ở Việt Nam, năm học mầm non thường bắt đầu vào khoảng đầu thu, nên phần lớn khoản thu trước rơi vào vài tháng hè. Ví dụ giả định dưới đây cho một chuỗi bốn cơ sở, chỉ nhằm minh hoạ hướng biến động, không phải số liệu thật.
| Ngày khoá sổ | Học phí thu trước còn phải phục vụ | Tiền mặt trong công ty | Ý nghĩa với người mua |
|---|---|---|---|
| Cuối mùa xuân | Thấp: năm học sắp hết, phần lớn đã phục vụ | Thấp tới trung bình | Ít nghĩa vụ, ít tiền đi kèm |
| Cuối mùa hè, sau đợt thu | Cao: gần như cả năm học phía trước | Cao, nếu chưa bị rút | Nhận nhiều tiền nhưng nhận đủ nghĩa vụ cả năm |
| Giữa năm học | Trung bình | Trung bình | Phải đo chính xác từng trẻ |
Bên bán có động cơ tự nhiên là ký sau đợt thu và rút tiền ra trước ngày ký dưới dạng chia lợi nhuận hoặc hoàn ứng. Người mua có động cơ ngược lại. Cách trung lập là định nghĩa rõ trong hợp đồng: học phí thu trước được coi là nợ, và giá được điều chỉnh theo số dư thực tế tại ngày khoá sổ.
Ba cách đưa khoản nợ vào giá
Coi là nợ trong công thức từ giá trị doanh nghiệp ra giá phần vốn. Giá trị doanh nghiệp được trừ đi nợ vay ròng và các khoản tương tự nợ để ra giá trị phần vốn. Nhà đầu tư thường đề nghị đưa học phí thu trước vào nhóm tương tự nợ. Bên bán sẽ phản bác rằng đây là vốn lưu động bình thường của ngành, luôn có, nên không nên trừ. Cả hai lập luận đều có lý một phần.
Coi là vốn lưu động và đặt mức chuẩn. Hai bên thống nhất một mức vốn lưu động chuẩn, phản ánh mức học phí thu trước bình thường tại thời điểm ký theo mùa. Nếu tại ngày khoá sổ số thực tế khác mức chuẩn, giá được điều chỉnh theo chênh lệch. Cách này công bằng hơn, nhưng đòi hỏi dữ liệu theo tháng của vài năm để xác định mức chuẩn.
Cơ chế hộp khoá. Giá được chốt theo bảng cân đối tại một ngày trong quá khứ, và bên bán cam kết không rút tiền ra khỏi công ty từ ngày đó tới ngày hoàn tất, ngoài các khoản đã liệt kê. Cách này đơn giản ở khâu sau ký, nhưng toàn bộ việc đo học phí thu trước phải làm kỹ tại ngày hộp khoá.
Kết hợp với khoản giữ lại. Bất kể chọn cách nào, có thể giữ lại một phần giá trong một thời hạn để xử lý trường hợp phát hiện sau ký rằng khoản thu trước bị khai thấp, chẳng hạn có gói nhiều năm không ghi sổ.
Chính sách hoàn phí và các cam kết đã hứa với phụ huynh
Hợp đồng nhập học và quy chế thu phí quyết định khoản nợ có thể chuyển thành tiền mặt phải trả hay không. Đội thẩm định nên đọc tất cả các mẫu hợp đồng đã dùng trong vài năm gần đây, vì chuỗi thường thay mẫu mà không áp lại cho phụ huynh cũ. Câu hỏi cụ thể: trẻ nghỉ giữa năm có được hoàn không, hoàn theo công thức nào, có khấu trừ phí gì, thông báo trước bao lâu.
Các cam kết bằng lời hay qua tin nhắn với phụ huynh cũng cần được hỏi. Ở nhiều trường, hiệu trưởng hoặc người sáng lập từng hứa giữ mức phí cũ cho một số gia đình, hoặc miễn phí cho con thứ hai. Những cam kết này không nằm trên sổ, nhưng phụ huynh sẽ đòi khi trường đổi chủ.
Một rủi ro nữa là gói đóng phí nhiều năm với ưu đãi lớn. Gói này mang lại tiền mặt sớm cho bên bán và để lại nghĩa vụ dài cho người mua, ở mức giá thấp hơn giá hiện hành. Khi thẩm định, nên tách gói nhiều năm ra một dòng riêng và đánh giá như một khoản doanh thu đã bán trước với giá chiết khấu.
Thuế, hoá đơn và các khoản thu ngoài sổ
Hoạt động dạy học thuộc nhóm không chịu thuế giá trị gia tăng theo luật thuế giá trị gia tăng, nhưng các khoản thu kèm như tiền ăn, đồng phục, xe đưa đón có thể được xử lý khác nhau. Quy định về hoá đơn điện tử có điều khoản riêng cho trường hợp thu tiền trước khi cung cấp dịch vụ. Luồng thuế cần kiểm chuỗi đã lập chứng từ cho các khoản thu trước đúng thời điểm chưa, và doanh thu tính thuế thu nhập doanh nghiệp đã được ghi nhận nhất quán chưa.
Khoản thu ngoài sổ là phát hiện khó chịu nhất. Dấu hiệu thường thấy là số trẻ theo điểm danh nhiều hơn số trẻ theo doanh thu, hoặc phụ huynh được đề nghị chuyển khoản vào tài khoản cá nhân. Khi phát hiện, nhà đầu tư không nên tính khoản thu ngoài sổ vào giá trị, vì dưới chủ mới nó sẽ phải đưa vào sổ và chịu các nghĩa vụ đi kèm, và có thể đã tạo ra rủi ro truy thu cho chính công ty.
Với chuỗi đang hưởng ưu đãi thuế thu nhập doanh nghiệp dành cho lĩnh vực xã hội hoá giáo dục, cần kiểm từng cơ sở còn đáp ứng điều kiện ưu đãi không, vì điều kiện thường gắn với tiêu chí quy mô, chất lượng và loại hình. Một cơ sở đã mất điều kiện nhưng vẫn khai mức ưu đãi là một khoản truy thu tiềm ẩn, cần được ước tính và đưa vào cam đoan về thuế.
Câu hỏi nên đặt cho người phụ trách tài chính của chuỗi
Các câu dưới đây nên được hỏi trực tiếp, sau khi đội thẩm định đã có dữ liệu học sinh và sổ sách, để câu trả lời có thể đối chiếu ngay.
- Chuỗi ghi nhận học phí vào doanh thu tại thời điểm thu tiền hay phân bổ theo tháng phục vụ? Từ năm nào áp dụng cách hiện tại?
- Tiền thu trước của từng cơ sở nằm ở tài khoản nào, có được chuyển lên công ty mẹ hay dùng cho cơ sở khác không?
- Trong hai năm gần nhất, có đợt chia lợi nhuận hay hoàn ứng cho thành viên nào diễn ra ngay sau mùa thu phí không?
- Có gói phí nào không nằm trong bảng giá công bố, chẳng hạn gói riêng cho doanh nghiệp gửi trẻ hay cho con em đối tác?
- Tỷ lệ trẻ nghỉ giữa năm và tổng số tiền đã hoàn trong hai năm học gần nhất là bao nhiêu?
- Có khoản thu nào đi qua tài khoản cá nhân của người sáng lập, hiệu trưởng hay kế toán không, kể cả tạm thời?
Câu trả lời trung thực cho những câu này, kể cả khi nội dung không đẹp, giúp hai bên đi nhanh hơn nhiều so với để đội thẩm định tự phát hiện. Một bên bán chủ động nói rõ cách ghi nhận và các ngoại lệ thường giữ được niềm tin của nhà đầu tư, ngay cả khi con số phải điều chỉnh.
Câu hỏi thường gặp
Học phí thu trước có nên trừ hết khỏi giá không?
Không nhất thiết. Một mức học phí thu trước bình thường là vốn lưu động mà mọi trường đều có. Phần cần điều chỉnh là chênh lệch giữa mức thực tế tại ngày khoá sổ và mức bình thường đó. Cách tính cụ thể là điểm đàm phán, nên được thống nhất ngay từ thoả thuận ý định đầu tư.
Nếu chuỗi ghi doanh thu ngay khi thu tiền thì định giá thế nào?
Cần dựng lại lợi nhuận theo phương pháp phân bổ theo thời gian phục vụ, cho ít nhất hai năm, rồi mới áp phương pháp định giá. Phần chênh lệch có thể lớn trong những năm chuỗi tăng trưởng nhanh, và thường làm lợi nhuận điều chỉnh thấp hơn lợi nhuận báo cáo.
Có cần thư xác nhận từ phụ huynh không?
Không thực tế với số lượng lớn. Thay vào đó, đối chiếu danh sách trẻ với sao kê ngân hàng theo mẫu, và kiểm các trường hợp bất thường như số tiền lớn bất thường, chuyển khoản từ tài khoản cá nhân của nhân viên, hoặc gói phí không có trong bảng giá đã công bố.
Khoản nợ hoàn phí khi trẻ nghỉ tính thế nào?
Dựa trên tỷ lệ trẻ nghỉ giữa năm trong quá khứ và công thức hoàn phí trong hợp đồng nhập học. Nếu dữ liệu lịch sử ít, dùng kịch bản thận trọng. Khoản này thường nhỏ hơn khoản nghĩa vụ phục vụ, nhưng là tiền mặt phải chi thật.
Gói học phí nhiều năm có hợp pháp không?
Pháp luật không cấm trường thu phí cho nhiều kỳ nếu được thoả thuận rõ với phụ huynh và đúng quy định về công khai, thu chi của cơ sở giáo dục. Rủi ro của gói nhiều năm nằm ở kinh tế và ở uy tín khi trường đổi chủ, hơn là ở tính hợp pháp.