Hợp đồng quản lý vận hành là thoả thuận trong đó chủ sở hữu campus vẫn giữ pháp nhân, giấy phép, doanh thu và rủi ro kinh doanh, nhưng thuê một đơn vị chuyên nghiệp điều hành trường hằng ngày để đổi lấy một khoản phí. Khác với cho thuê, đơn vị vận hành không trả tiền thuê và không gánh lỗ; khác với nhượng quyền, chủ sở hữu không tự điều hành mà giao hẳn việc điều hành cho người khác.
Mô hình này hợp với nhà đầu tư có campus hoặc mua một pháp nhân giáo dục nhưng không có đội ngũ chuyên môn. Nó cũng là thứ hay xuất hiện ngầm trong các lời chào "sở hữu campus mà hệ thống vẫn giữ đội ngũ vận hành". Bài này giải thích ai chịu trách nhiệm gì, phí được tính thế nào, chủ sở hữu kiểm soát bằng công cụ nào, và cách chấm dứt hợp đồng mà trẻ không bị ảnh hưởng giữa năm học.
Ba cách giao campus cho người khác: thuê, nhượng quyền, quản lý
Ba quan hệ này dễ bị gọi lẫn với nhau trong tài liệu chào hàng. Phân biệt chúng bằng câu hỏi: ai đứng tên với phụ huynh, ai hưởng lãi, ai chịu lỗ.
| Câu hỏi | Cho thuê campus | Nhượng quyền | Quản lý vận hành |
|---|---|---|---|
| Ai là nhà đầu tư của trường | Bên thuê | Bên nhận quyền | Chủ sở hữu |
| Ai ký hợp đồng với phụ huynh | Bên thuê | Bên nhận quyền | Pháp nhân của chủ sở hữu |
| Ai hưởng lợi nhuận | Bên thuê | Bên nhận quyền | Chủ sở hữu, sau khi trả phí quản lý |
| Ai chịu lỗ | Bên thuê | Bên nhận quyền | Chủ sở hữu |
| Dòng tiền giữa hai bên | Bên thuê trả tiền thuê | Bên nhận quyền trả phí nhượng quyền | Chủ sở hữu trả phí quản lý |
| Ai điều hành hằng ngày | Bên thuê | Bên nhận quyền, theo chuẩn của bên nhượng | Đơn vị vận hành |
Từ bảng này thấy ngay: trong hợp đồng quản lý, rủi ro kinh doanh nằm trọn ở chủ sở hữu. Đơn vị vận hành chỉ mất phí khuyến khích hoặc mất hợp đồng nếu làm kém. Vì vậy mọi công cụ kiểm soát phải được viết vào hợp đồng từ đầu.
Ai làm chủ, ai làm thuê trước pháp luật
Vì pháp nhân của chủ sở hữu vẫn là nhà đầu tư của trường, mọi nghĩa vụ trước cơ quan quản lý giáo dục, cơ quan thuế, bảo hiểm xã hội và phụ huynh vẫn nằm ở pháp nhân đó. Một sự cố an toàn với trẻ, một đợt thanh tra phát hiện giáo viên chưa đủ chuẩn trình độ theo Luật Giáo dục 2019, một khoản nợ lương, đều là trách nhiệm của chủ sở hữu trước tiên. Hợp đồng quản lý chỉ cho phép chủ sở hữu đòi đơn vị vận hành bồi hoàn nếu lỗi thuộc về họ.
Câu hỏi thực tế quan trọng là giáo viên và nhân viên ký hợp đồng lao động với ai. Cách phổ biến là nhân sự trực tiếp ký với pháp nhân của chủ sở hữu, còn đơn vị vận hành cử hiệu trưởng hoặc giám đốc điều hành và một nhóm chuyên môn. Cách khác là đơn vị vận hành tuyển và trả lương rồi tính lại vào chi phí; cách này gần với cung ứng hoặc cho thuê lại lao động và phải xem kỹ Bộ luật Lao động về điều kiện.
Vị trí hiệu trưởng cần được chú ý riêng, vì hồ sơ của trường ghi tên hiệu trưởng và người đó phải đạt chuẩn. Khi đơn vị vận hành đổi người hoặc khi hợp đồng chấm dứt, việc thay hiệu trưởng có thủ tục và không xảy ra trong một ngày. Hợp đồng nên quy định ai đề cử, ai bổ nhiệm, và thời gian bàn giao tối thiểu.
Phí quản lý thường gồm những phần nào
Phí cơ bản. Thường tính theo phần trăm doanh thu hoặc là một khoản cố định hằng tháng. Phí theo doanh thu khuyến khích đơn vị vận hành tuyển sinh, nhưng cũng có thể khiến họ ưu tiên tăng sĩ số hơn giữ chất lượng; cần đặt trần sĩ số mỗi lớp theo chuẩn và theo năng lực phòng học.
Phí khuyến khích. Tính trên lợi nhuận vận hành vượt một ngưỡng đã thoả thuận. Nhiều chủ sở hữu yêu cầu phí này chỉ được trả khi chính họ đã nhận đủ một mức lợi nhuận ưu tiên trong năm; như vậy đơn vị vận hành chỉ thắng khi chủ sở hữu thắng trước.
Phí khởi động hoặc chuyển đổi. Khoản một lần cho việc đưa trường vào chuẩn của đơn vị vận hành: đào tạo ban đầu, thay quy trình, cài phần mềm. Nên gắn với các mốc nghiệm thu thay vì trả trọn lúc ký.
Hoàn chi phí. Lương nhân sự cử sang, đi lại, phần mềm dùng chung, đào tạo định kỳ. Đây là chỗ chi phí dễ phình nhất vì khó kiểm; hợp đồng nên có danh mục chi phí được hoàn và trần hằng năm.
Phí cấp phép thương hiệu và chương trình. Nếu đơn vị vận hành đồng thời là chủ thương hiệu, phí này thường tách riêng trong một hợp đồng cấp phép. Tách ra giúp sau này chủ sở hữu đổi đơn vị vận hành mà vẫn giữ được thương hiệu nếu hai bên đồng ý, hoặc ít nhất biết rõ mình mất gì khi chấm dứt.
Chỉ số nên ghi vào hợp đồng để đánh giá đơn vị vận hành
Đánh giá chỉ bằng doanh thu là đánh giá sai một trường mầm non. Bộ chỉ số trong hợp đồng nên có cả bốn nhóm, mỗi chỉ số có cách đo và nguồn dữ liệu rõ:
- An toàn: số sự cố được ghi nhận theo mức độ, thời gian báo cáo sự cố cho chủ sở hữu, kết quả kiểm tra phòng cháy chữa cháy và an toàn thực phẩm.
- Học vụ: tỷ lệ giáo viên đạt chuẩn trình độ, tỷ lệ trẻ trên một giáo viên theo từng độ tuổi, việc thực hiện chương trình giáo dục mầm non của Bộ, kết quả các đợt đánh giá trong hệ thống.
- Con người: tỷ lệ giáo viên nghỉ việc trong năm, thời gian trống vị trí, số giờ đào tạo.
- Phụ huynh: số khiếu nại và thời gian xử lý, tỷ lệ trẻ ở lại sang năm học sau, kết quả khảo sát hài lòng do bên thứ ba hoặc chủ sở hữu tự làm.
- Tài chính: chênh lệch so với ngân sách đã duyệt, công nợ học phí, chi phí trên mỗi trẻ.
Chỉ số an toàn nên có quyền phủ quyết: vi phạm nghiêm trọng về an toàn là căn cứ chấm dứt dù các chỉ số tài chính đẹp. Cách xây bộ chỉ số cho cả một chuỗi có nhiều đồng sở hữu thuộc danh mục quản trị chuỗi trường.
Ngân sách năm và quyền phê duyệt của chủ sở hữu
Công cụ kiểm soát mạnh nhất của chủ sở hữu không phải là đi kiểm tra trường, mà là phê duyệt ngân sách năm. Trước mỗi năm học, đơn vị vận hành trình kế hoạch tuyển sinh, mức học phí đề xuất, định biên giáo viên, kế hoạch bảo trì và mua sắm. Chủ sở hữu duyệt hoặc yêu cầu sửa; chi tiêu vượt ngân sách quá một ngưỡng phải xin thêm.
Bên cạnh ngân sách, hợp đồng nên liệt kê những quyết định cần chủ sở hữu đồng ý trước: tăng học phí, mở hoặc đóng lớp, thay hiệu trưởng, ký hợp đồng trên một giá trị nhất định, khởi kiện hoặc hoà giải với phụ huynh, thay đổi nhà cung cấp suất ăn. Danh sách quá dài làm đơn vị vận hành bị trói tay; quá ngắn thì chủ sở hữu chỉ còn ký séc.
Báo cáo định kỳ là mặt còn lại. Báo cáo tháng nên gồm số liệu tài chính, sĩ số, nhân sự, sự cố an toàn và khiếu nại; báo cáo quý có thêm đánh giá học vụ. Chủ sở hữu nên giữ quyền kiểm toán độc lập và quyền đến trường không báo trước, miễn tôn trọng giờ sinh hoạt của trẻ.
Một thói quen đơn giản giúp chủ sở hữu không bị bất ngờ: mỗi quý ngồi lại với hiệu trưởng một buổi, không có mặt đại diện cấp trên của đơn vị vận hành, để nghe trực tiếp chuyện giáo viên, phụ huynh và những việc chưa vào báo cáo. Hợp đồng nên cho phép điều này một cách rõ ràng, để hiệu trưởng không bị đặt vào thế khó giữa hai bên và chủ sở hữu có một kênh thông tin không qua bộ lọc.
Chấm dứt và chuyển giao mà không làm đứt năm học
Hợp đồng quản lý đổ vỡ là chuyện có thể xảy ra. Điều phải tránh là trẻ và phụ huynh là người chịu hậu quả. Một điều khoản chuyển giao tốt thường quy định:
- Căn cứ chấm dứt: vi phạm nghiêm trọng về an toàn, không đạt chỉ số trong hai kỳ liên tiếp, vi phạm pháp luật, hoặc chấm dứt không cần lý do với thời hạn báo trước dài.
- Ngày chấm dứt mặc định rơi vào kỳ nghỉ hè hoặc cuối năm học, trừ trường hợp an toàn khẩn cấp.
- Thời gian chuyển tiếp tối thiểu, trong đó đơn vị vận hành cũ tiếp tục làm và được trả phí cơ bản.
- Danh sách bàn giao: hồ sơ trẻ, hồ sơ sức khoẻ, hồ sơ nhân sự, hồ sơ an toàn, mật khẩu hệ thống, dữ liệu phụ huynh theo đúng quy định về dữ liệu cá nhân.
- Cam kết không lôi kéo giáo viên và phụ huynh sang cơ sở khác trong một thời gian hợp lý.
- Xử lý thương hiệu và chương trình: trường được dùng tiếp đến hết năm học hay phải đổi ngay.
Điểm cuối là chỗ chủ sở hữu yếu thế nhất khi đơn vị vận hành cũng là chủ thương hiệu. Nếu thương hiệu phải gỡ ngay, trường phải đổi tên giữa chừng; hãy đàm phán quyền dùng tiếp có thời hạn từ lúc ký.
Câu nên hỏi đơn vị vận hành trước khi ký
- Hiện đơn vị đang quản lý bao nhiêu trường cho chủ khác, và có thể cho nói chuyện với một chủ sở hữu trong số đó không?
- Ai sẽ là hiệu trưởng hoặc giám đốc campus, người đó thuộc biên chế bên nào, và nếu người đó nghỉ thì thay trong bao lâu?
- Phí khuyến khích được tính trên con số nào, ai lập con số đó, và có được kiểm toán độc lập không?
- Các khoản chi phí nào được hoàn ngoài phí cơ bản, và trần hằng năm là bao nhiêu?
- Khi có sự cố an toàn, chủ sở hữu được báo trong bao lâu và qua kênh nào?
- Nếu chấm dứt, thương hiệu, chương trình và phần mềm được dùng tiếp đến khi nào?
- Đơn vị có quản lý trường cạnh tranh trong cùng khu vực không, và có cam kết không cạnh tranh không?
Câu cuối hay bị bỏ qua. Một đơn vị vận hành điều hành hai trường cách nhau vài con phố cho hai chủ khác nhau sẽ luôn phải chọn ưu tiên một bên.
Câu hỏi thường gặp
Hợp đồng quản lý vận hành có phải đăng ký với cơ quan giáo dục không?
Bản thân hợp đồng giữa hai doanh nghiệp thường không cần đăng ký, nhưng những thay đổi nó kéo theo, như thay hiệu trưởng hay thay đổi cơ cấu tổ chức của trường, có thể phải báo hoặc xin ý kiến cơ quan quản lý. Nên hỏi phòng hoặc sở giáo dục nơi trường đặt trước khi đổi người đứng đầu.
Có nên để đơn vị vận hành đứng tên tài khoản thu học phí không?
Không nên. Học phí là doanh thu của pháp nhân chủ sở hữu và là khoản nợ với phụ huynh cho đến khi dạy xong. Tài khoản thu nên đứng tên pháp nhân của chủ, đơn vị vận hành được quyền xem và đề xuất chi theo ngân sách, còn quyền duyệt chi lớn thuộc chủ sở hữu.
Phí khuyến khích nên tính trên lợi nhuận trước hay sau tiền thuê?
Nếu campus nằm trên đất thuê, lợi nhuận tính phí nên trừ tiền thuê, vì đó là chi phí thật của trường. Nếu chủ sở hữu tự có đất, hai bên cần thoả thuận có tính một khoản tiền thuê giả định hay không; không tính thì phí khuyến khích trông lớn hơn hiệu quả thật của việc điều hành.
Thời hạn hợp đồng quản lý vận hành thường bao lâu?
Không có chuẩn chung. Đơn vị vận hành muốn hợp đồng dài để thu hồi công khởi động; chủ sở hữu muốn có lối ra sớm nếu làm kém. Cách dung hoà là thời hạn dài kèm các mốc đánh giá, và quyền chấm dứt khi không đạt chỉ số trong một số kỳ liên tiếp.
Nếu đơn vị vận hành gây thiệt hại, chủ sở hữu đòi được bao nhiêu?
Phụ thuộc điều khoản bồi thường và giới hạn trách nhiệm trong hợp đồng. Đơn vị vận hành thường muốn giới hạn ở mức phí đã nhận trong một khoảng thời gian; chủ sở hữu nên đòi loại trừ giới hạn này với lỗi cố ý, vi phạm pháp luật và sự cố an toàn nghiêm trọng, đồng thời yêu cầu bảo hiểm trách nhiệm.
Hợp đồng quản lý khác thuê ngoài một hiệu trưởng giỏi ở điểm nào?
Thuê một hiệu trưởng là thuê một người; hợp đồng quản lý là thuê cả một hệ thống gồm quy trình, chương trình, đào tạo, kiểm soát chất lượng và người thay thế khi có biến động. Cái giá là phí cao hơn và sự phụ thuộc vào một tổ chức thay vì một cá nhân.