Hợp đồng giữa công ty vận hành chuỗi trường mầm non với thành viên, người quản lý hoặc người có liên quan của họ, như thuê campus thuộc sở hữu của người sáng lập hay mua suất ăn từ công ty của người nhà, không bị cấm. Nhưng theo Điều 67 Luật Doanh nghiệp 2020, các hợp đồng này phải được hội đồng thành viên chấp thuận theo trình tự riêng, trong đó người có lợi ích liên quan không được biểu quyết; giá phải hợp lý so với thị trường; và nội dung phải được công bố đầy đủ cho các thành viên khác.
Ở chuỗi trường do một người hay một gia đình dựng lên, giao dịch kiểu này gần như luôn tồn tại trước khi có nhà đầu tư. Chúng thường hợp lý về lịch sử: người sáng lập có sẵn đất, người thân có sẵn bếp. Khi có đối tác mới vào vốn, câu hỏi không phải là có nên xoá các giao dịch đó không, mà là đưa chúng vào khuôn chấp thuận và giám sát thế nào để không thành nguồn chuyển lợi ích ra khỏi công ty.
Các dạng giao dịch thường gặp trong chuỗi trường
Danh sách dưới đây giúp rà soát. Mỗi dòng không phải dấu hiệu sai phạm, chỉ là chỗ cần được chấp thuận và giám sát đúng cách.
- Thuê mặt bằng: campus nằm trên đất hoặc trong toà nhà thuộc sở hữu của người sáng lập, vợ hoặc chồng, hay một công ty bất động sản do họ kiểm soát.
- Cung cấp dịch vụ: suất ăn, vận chuyển, vệ sinh, bảo vệ do công ty của người nhà cung cấp.
- Mua sắm: đồ dùng, học liệu, đồng phục, thiết bị mua từ doanh nghiệp có liên quan.
- Phí quản lý hoặc phí thương hiệu: công ty trả cho một pháp nhân khác của người sáng lập vì dùng tên, hệ thống hoặc dịch vụ quản lý.
- Vay và cho vay: thành viên cho công ty vay, hoặc công ty cho thành viên vay, hay bảo lãnh cho nghĩa vụ của thành viên.
- Tuyển dụng người thân: người thân của thành viên giữ vị trí quản lý với mức lương do chính thành viên đề xuất.
- Chuyển giao tài sản: công ty mua hoặc bán tài sản cho thành viên, chẳng hạn xe đưa đón, thiết bị cũ.
Khái niệm người có liên quan được định nghĩa ở Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2020, khá rộng, bao gồm cả quan hệ gia đình và quan hệ qua doanh nghiệp. Khi rà soát, nên đọc định nghĩa đó cùng luật sư thay vì tự suy đoán ai thuộc diện này.
Luật nói gì: Điều 67 và hệ quả khi bỏ qua
Điều 67 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định nhóm hợp đồng, giao dịch giữa công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên với thành viên, người đại diện theo ủy quyền của thành viên, giám đốc, người đại diện theo pháp luật và người có liên quan của những người này phải được hội đồng thành viên chấp thuận. Người đại diện theo pháp luật của công ty phải thông báo cho các thành viên hội đồng về các bên tham gia và nội dung chủ yếu của hợp đồng. Thành viên có lợi ích liên quan đến các bên trong hợp đồng không được tính vào việc biểu quyết.
Điều luật cũng đặt hậu quả: hợp đồng giao kết không đúng quy định có thể bị toà án tuyên vô hiệu và xử lý theo pháp luật, và người đã ký cùng thành viên, người có liên quan được hưởng lợi phải bồi thường thiệt hại phát sinh, hoàn trả cho công ty khoản lợi thu được. Chi tiết về thời hạn chấp thuận và tỷ lệ biểu quyết cần đọc trực tiếp điều luật hiện hành và điều lệ công ty.
Với nhà đầu tư thiểu số, điểm then chốt là cơ chế loại người có lợi ích khỏi biểu quyết. Trong cấu trúc mà người sáng lập giữ đa số, đây là một trong số ít trường hợp tiếng nói của thiểu số trở thành quyết định. Ngược lại, với người sáng lập, chấp thuận đúng trình tự là cách bảo vệ chính mình: một hợp đồng đã được chấp thuận minh bạch khó bị khiếu nại về sau.
Quy trình chấp thuận nên có trong quy chế nội bộ
Luật đặt khung tối thiểu. Một quy chế nội bộ tốt cụ thể hoá khung đó thành các bước mà ai cũng làm theo được, kể cả với các hợp đồng nhỏ được gia hạn hằng năm.
- Người có lợi ích tự khai báo bằng văn bản ngay khi biết có giao dịch tiềm năng, trước khi đàm phán điều khoản.
- Người điều hành chuẩn bị hồ sơ gồm nội dung chính của hợp đồng, lý do chọn bên có liên quan, và ít nhất một mốc so sánh giá từ bên độc lập.
- Hồ sơ được gửi cho mọi thành viên hội đồng trước cuộc họp hoặc trước khi lấy ý kiến bằng văn bản, trong thời hạn quy chế quy định.
- Người có lợi ích được trình bày và trả lời câu hỏi, sau đó không tham gia phần thảo luận kín và biểu quyết.
- Nghị quyết chấp thuận ghi rõ điều kiện, chẳng hạn thời hạn hợp đồng, công thức điều chỉnh giá, nghĩa vụ báo cáo định kỳ.
- Hợp đồng được ký đúng nội dung đã chấp thuận; mọi sửa đổi đáng kể quay lại bước một.
- Giao dịch được ghi vào sổ đăng ký người có liên quan và được rà lại mỗi năm.
Bước hai thường bị làm cho có. Một báo giá đối chứng do chính bên có liên quan tìm về không có nhiều giá trị. Nên để người điều hành, hoặc một thành viên không có lợi ích, tự lấy báo giá đối chứng.
Giá ngang thị trường: cách chứng minh khi không có giá niêm yết
Với dịch vụ phổ thông như suất ăn hay vận chuyển, so sánh giá tương đối dễ: lấy hai hoặc ba báo giá từ nhà cung cấp độc lập cho cùng tiêu chuẩn, cùng khối lượng. Cần chú ý so cùng tiêu chuẩn chất lượng và an toàn thực phẩm; một báo giá rẻ hơn mà không đạt yêu cầu không phải mốc so sánh hợp lệ.
Với thuê mặt bằng, việc so sánh khó hơn, vì mỗi khu đất là duy nhất và mặt bằng phù hợp làm trường mầm non không nhiều. Cách thường dùng là thuê một đơn vị thẩm định giá độc lập ước tính giá thuê thị trường, hoặc so với các hợp đồng thuê mặt bằng giáo dục tương tự trong khu vực. Công thức điều chỉnh giá theo thời gian cũng phải hợp lý: một mức tăng cố định hằng năm cao hơn nhiều so với mặt bằng chung sẽ làm giao dịch dần trở nên bất lợi cho công ty.
Ngoài góc nhìn quản trị, còn có góc thuế. Nghị định 132/2020/NĐ-CP về quản lý thuế đối với doanh nghiệp có giao dịch liên kết đặt nghĩa vụ kê khai và xác định giá theo nguyên tắc giao dịch độc lập cho các bên liên kết theo tiêu chí của nghị định đó. Tiêu chí bên liên kết về thuế không hoàn toàn trùng với khái niệm người có liên quan trong Luật Doanh nghiệp, nên cần kế toán hoặc tư vấn thuế kiểm riêng.
Sổ đăng ký người có liên quan: một trang cho cả hội đồng
Sổ đăng ký là bảng tổng hợp mọi giao dịch đang hiệu lực với người có liên quan, được cập nhật liên tục và trình hội đồng mỗi năm. Dưới đây là cấu trúc gợi ý, với một dòng ví dụ giả định.
| Cột | Nội dung | Ví dụ giả định |
|---|---|---|
| Bên liên quan | Tên và quan hệ với thành viên hoặc người quản lý | Công ty bất động sản do người sáng lập sở hữu |
| Loại giao dịch | Thuê, dịch vụ, mua sắm, vay, phí | Thuê toà nhà campus một |
| Giá trị năm | Tổng giá trị thanh toán trong năm | Ghi theo hợp đồng |
| Căn cứ giá | Báo giá đối chứng, kết quả thẩm định giá | Chứng thư thẩm định giá thuê |
| Nghị quyết chấp thuận | Số, ngày, điều kiện kèm theo | Ghi số nghị quyết |
| Thời hạn và điều chỉnh | Ngày hết hạn, công thức điều chỉnh giá | Mười năm, điều chỉnh theo chỉ số giá định kỳ |
| Người theo dõi | Thành viên không có lợi ích được giao theo dõi | Đại diện nhà đầu tư |
Một sổ đăng ký như vậy thường chỉ dài một trang, nhưng nó trả lời ngay câu hỏi mà bất kỳ nhà đầu tư hay đơn vị thẩm định nào cũng sẽ hỏi: dòng tiền nào đang đi từ công ty tới những người có quyền quyết định trong công ty.
Khi phát hiện giao dịch chưa từng được chấp thuận
Khi nhà đầu tư mới vào vốn, rất thường gặp các giao dịch có từ trước mà chưa bao giờ qua trình tự chấp thuận, đơn giản vì trước đó công ty chỉ có một chủ hoặc các thành viên đều là người nhà. Cách xử lý hợp lý là rà soát toàn bộ trong giai đoạn thẩm định, liệt kê vào sổ đăng ký, và đưa ra hội đồng phê chuẩn lại sau khi đã có báo giá đối chứng. Các điều chỉnh cần thiết về giá hay điều khoản có thể được đặt làm điều kiện của giao dịch vào vốn.
Trường hợp phát hiện sau khi nhà đầu tư đã vào, cần phân biệt hai tình huống. Một là giao dịch có giá hợp lý, chỉ thiếu thủ tục: đưa ra hội đồng chấp thuận, ghi nhận và rút kinh nghiệm. Hai là giao dịch có giá bất lợi rõ rệt cho công ty: cần đàm phán điều chỉnh, và tuỳ mức độ có thể phải xem xét quyền yêu cầu bồi thường theo luật.
Trong cả hai trường hợp, cách nói chuyện quan trọng như nội dung. Với người sáng lập, việc một giao dịch lâu năm bị đặt câu hỏi dễ bị cảm nhận như nghi ngờ về sự trung thực. Đặt vấn đề như chuẩn hoá quản trị cho cả chuỗi, áp dụng cho mọi giao dịch, kể cả giao dịch của nhà đầu tư nếu có, thường giúp cuộc trao đổi bình tĩnh hơn.
Sau khi chấp thuận: giám sát việc thực hiện hợp đồng
Chấp thuận đúng trình tự mới là nửa đầu. Nửa sau là bảo đảm hợp đồng được thực hiện đúng như đã chấp thuận, và đây là chỗ xung đột lợi ích hay quay lại. Khi người sáng lập vừa là chủ toà nhà vừa là người điều hành trường, ai sẽ đòi chủ nhà sửa mái dột theo đúng nghĩa vụ trong hợp đồng thuê? Khi công ty suất ăn của người nhà giao bữa không đạt tiêu chuẩn, ai sẽ lập biên bản và áp dụng điều khoản phạt?
Câu trả lời nên được viết sẵn: với mỗi giao dịch có người có liên quan, hội đồng giao một người không có lợi ích làm đầu mối theo dõi. Người này nhận báo cáo định kỳ về việc thực hiện, có quyền yêu cầu người điều hành thi hành các điều khoản bảo vệ công ty, và báo cáo lại hội đồng khi có vi phạm. Với hợp đồng dịch vụ liên quan trực tiếp tới trẻ như suất ăn, kết quả kiểm tra an toàn thực phẩm và phản ánh của phụ huynh về bữa ăn nên được tổng hợp riêng cho nhà cung cấp đó.
Một điểm hay bị bỏ qua là quyền chấm dứt. Hợp đồng với người có liên quan nên có điều khoản cho phép công ty chấm dứt khi bên kia vi phạm nghiêm trọng, và quyết định chấm dứt cũng do thành viên không có lợi ích biểu quyết. Thiếu điều khoản này, hợp đồng có thể kéo dài chỉ vì không ai muốn đối đầu với người cùng sở hữu.
Câu hỏi thường gặp
Nhà đầu tư thiểu số có phải tuân theo quy trình này khi họ có giao dịch với công ty không?
Có. Điều 67 áp dụng cho mọi thành viên và người có liên quan, không phân biệt đa số hay thiểu số. Nếu nhà đầu tư cung cấp dịch vụ cho công ty, chẳng hạn tư vấn tài chính hay phần mềm, giao dịch đó cũng phải qua trình tự chấp thuận và nhà đầu tư không được biểu quyết. Quy chế nên áp dụng một cách đồng đều.
Hợp đồng nhỏ, giá trị thấp có cần hội đồng chấp thuận không?
Luật không đặt ngưỡng giá trị tối thiểu cho nhóm giao dịch tại Điều 67, nên về nguyên tắc vẫn cần. Trong thực tế, nhiều công ty xử lý bằng cách hội đồng chấp thuận một khung cho các giao dịch nhỏ lặp lại, có trần giá trị và điều kiện giá, rồi báo cáo tổng hợp định kỳ. Cách làm này cần được luật sư kiểm tính phù hợp với luật.
Người sáng lập cho công ty vay không lãi có phải là giao dịch cần chấp thuận không?
Có, vì đây vẫn là hợp đồng giữa công ty và thành viên. Một khoản vay không lãi thường có lợi cho công ty, nhưng vẫn cần ghi rõ thời hạn, điều kiện trả nợ và thứ tự ưu tiên so với các khoản nợ khác, để tránh tranh cãi về sau, đặc biệt khi có sự kiện thoái vốn hay định giá.
Thuê mặt bằng của người sáng lập có làm giảm giá trị công ty khi định giá không?
Không nhất thiết. Điều ảnh hưởng tới định giá là giá thuê có hợp lý không, thời hạn có đủ dài không, và rủi ro chấm dứt có được kiểm soát không. Một hợp đồng thuê dài hạn, giá hợp lý, có điều khoản bảo vệ công ty có thể được đánh giá tích cực. Ngược lại, hợp đồng ngắn hạn, giá cao, dễ chấm dứt sẽ làm giảm giá trị.
Ai nên giữ sổ đăng ký người có liên quan?
Người điều hành hoặc thư ký công ty lập và cập nhật; một thành viên không có lợi ích được giao theo dõi và trình hội đồng mỗi năm. Sổ nên được lưu cùng các nghị quyết chấp thuận và hợp đồng gốc. Khi có thẩm định hoặc kiểm toán, đây là tài liệu đầu tiên nên được cung cấp.
Tuyển người thân của thành viên vào làm việc có vi phạm gì không?
Bản thân việc tuyển người thân không bị cấm. Vấn đề nằm ở xung đột lợi ích khi người thân được đánh giá, trả lương hay thăng chức bởi chính thành viên liên quan. Nên quy định rằng các quyết định nhân sự đối với người thân của thành viên do người không có quan hệ thực hiện, và mức đãi ngộ nằm trong khung chung của chuỗi.