Chuẩn hoá trong một chuỗi trường mầm non nên chặt ở những thứ nếu khác nhau sẽ gây hại cho trẻ hoặc cho uy tín cả chuỗi, như an toàn, khung chương trình, tiêu chí tuyển giáo viên, quy trình tài chính và hợp đồng với phụ huynh; và lỏng ở những thứ cần sát với từng cộng đồng, như lịch sự kiện, cách tổ chức không gian theo cơ sở vật chất, hoạt động gắn với địa phương. Ranh giới giữa hai vùng phải được hội đồng thông qua và viết ra, không để mỗi campus tự hiểu.
Khi có đối tác cùng sở hữu, chuẩn hoá trở thành câu hỏi quản trị chứ không chỉ là câu hỏi vận hành. Nhà đầu tư cần biết mình đang sở hữu một chuỗi có chất lượng đồng đều hay một tập hợp các trường lẻ cùng tên. Người sáng lập cần biết campus nào được phép khác và khác tới đâu. Bài này đưa ra cách vạch ranh giới, cách kiểm định, và cách xử lý khi một campus muốn đi ra ngoài chuẩn.
Ý tưởng chặt và lỏng cùng lúc
Trong cuốn In Search of Excellence xuất bản năm 1982, Thomas Peters và Robert Waterman mô tả một đặc điểm ở nhiều công ty họ nghiên cứu: vừa kiểm soát rất chặt một số giá trị cốt lõi, vừa để các đơn vị tự chủ rộng ở phần còn lại. Ý tưởng này sau đó được dùng nhiều trong quản lý các hệ thống trường học, với lập luận rằng chuẩn hoá mọi thứ làm mất sự gắn bó với cộng đồng, còn tự do mọi thứ làm mất bản sắc và chất lượng chung.
Với chuỗi trường mầm non, câu hỏi then chốt cho mỗi lĩnh vực là: nếu hai campus làm khác nhau ở điểm này, điều gì sẽ xảy ra? Nếu câu trả lời là một trẻ có thể kém an toàn hơn, phụ huynh có thể nhận dịch vụ khác với điều đã cam kết, hoặc nhà đầu tư không còn đọc được số liệu, thì điểm đó phải chặt. Nếu câu trả lời là campus phục vụ cộng đồng của mình tốt hơn mà không ảnh hưởng tới ai, thì điểm đó nên lỏng.
Cách đặt câu hỏi này giúp tránh hai cực. Cực thứ nhất là văn phòng chuỗi quy định cả màu rèm cửa, khiến hiệu trưởng thành người thi hành và mất động lực. Cực thứ hai là mỗi campus giữ nguyên cách làm của mình từ trước khi vào chuỗi, khiến cái tên chung chỉ là một lớp sơn.
Vạch ranh giới theo từng lĩnh vực
Bảng dưới đây là một cách phân vùng thường gặp. Mỗi chuỗi cần tự điều chỉnh theo mô hình của mình và theo cam kết trong hợp đồng cấp phép chương trình nếu có.
| Lĩnh vực | Phần chặt, mọi campus như nhau | Phần lỏng, campus tự quyết |
|---|---|---|
| An toàn trẻ | Thang phân loại sự cố, quy tắc leo thang, quy trình đón trả trẻ, tiêu chuẩn sân chơi | Phân công cụ thể theo sơ đồ cơ sở, lịch diễn tập trong khung năm |
| Chương trình | Khung mục tiêu, phương pháp cốt lõi, cách đánh giá sự phát triển của trẻ | Chủ đề theo mùa, hoạt động gắn với địa phương, sự kiện của trường |
| Nhân sự | Tiêu chí tuyển giáo viên, chương trình hội nhập, khung lương theo bậc | Tuyển ai trong số ứng viên đạt chuẩn, cách tổ chức sinh hoạt chuyên môn |
| Tài chính | Hệ thống kế toán, mẫu báo cáo, hạn mức phê duyệt, chính sách thu học phí | Ưu tiên chi trong ngân sách đã duyệt của campus |
| Phụ huynh | Mẫu hợp đồng, chính sách hoàn phí, quy trình xử lý phản ánh | Hình thức và lịch gặp gỡ phụ huynh, hoạt động cộng đồng |
| Thương hiệu | Tên gọi, cách thể hiện nhận diện, thông điệp chính | Nội dung truyền thông về hoạt động riêng của campus |
Bảng này nên là phụ lục của quy chế nội bộ được hội đồng thông qua. Khi có tranh luận giữa văn phòng chuỗi và một campus, câu trả lời đầu tiên là tra bảng, không phải tranh luận lại từ đầu.
Sổ tay chuẩn của chuỗi nên có những phần nào
Phần chặt chỉ có ý nghĩa khi được viết thành tài liệu mà ai cũng tra được. Một sổ tay chuẩn của chuỗi thường gồm các phần sau, mỗi phần có người phụ trách cập nhật.
- Phần nguyên tắc: triết lý giáo dục, cam kết với phụ huynh, những điều không bao giờ được làm.
- Phần quy trình bắt buộc: an toàn, đón trả trẻ, bữa ăn, sức khoẻ, xử lý sự cố, xử lý phản ánh.
- Phần học vụ: khung chương trình, cách lập kế hoạch giáo dục, cách quan sát và ghi nhận sự phát triển của trẻ.
- Phần nhân sự: tiêu chí tuyển, chương trình hội nhập, khung đánh giá, đường phát triển nghề nghiệp.
- Phần tài chính và hành chính: quy trình thu chi, hạn mức, mẫu báo cáo, lưu trữ hồ sơ.
- Phần ngoại lệ: danh sách các ngoại lệ đang được chấp thuận cho từng campus, lý do và thời hạn.
- Nhật ký thay đổi: mỗi lần sửa ghi ngày, nội dung, người duyệt.
Sổ tay không cần dày. Một sổ tay mỏng mà mọi người đọc có giá trị hơn một bộ tài liệu đầy đủ mà không ai mở. Phần ngoại lệ và nhật ký thay đổi thường bị bỏ, nhưng chính chúng cho nhà đầu tư thấy chuẩn có thật sự được quản lý hay không.
Kiểm định chéo giữa các campus
Chuẩn được viết ra mà không được kiểm tra thì sẽ trôi dần. Kiểm định chéo, tức là người của campus này đánh giá campus kia theo bộ tiêu chí chung, vừa tiết kiệm chi phí vừa giúp các campus học lẫn nhau.
- Văn phòng chuỗi lập bộ tiêu chí kiểm định bám theo phần chặt của sổ tay, kèm hướng dẫn cách đánh giá từng tiêu chí.
- Đào tạo nhóm người kiểm định, thường là hiệu trưởng, phó hiệu trưởng và giáo viên cốt cán, và hiệu chỉnh để cùng hiểu tiêu chí.
- Lập lịch để mỗi campus được kiểm định ít nhất một lần mỗi năm học, người kiểm định không đánh giá chính campus mình.
- Buổi kiểm định gồm quan sát, xem hồ sơ, trao đổi với giáo viên; kết thúc bằng buổi phản hồi trực tiếp với hiệu trưởng campus.
- Campus được kiểm định lập kế hoạch khắc phục cho các điểm chưa đạt, có thời hạn.
- Văn phòng chuỗi tổng hợp kết quả toàn chuỗi gửi hội đồng, nêu các điểm yếu chung cần xử lý ở cấp chuỗi.
Kiểm định chéo không thay thế kiểm định chất lượng theo quy định của cơ quan quản lý giáo dục. Nó là lớp kiểm soát nội bộ, giúp chuỗi phát hiện vấn đề trước khi đoàn kiểm tra bên ngoài phát hiện.
Khi một campus muốn khác chuẩn
Sẽ luôn có những lý do chính đáng để một campus muốn làm khác: cơ sở vật chất không cho phép bố trí như chuẩn, cộng đồng phụ huynh có nhu cầu riêng, một giáo viên có cách làm tốt hơn cách đang được quy định. Một chuỗi cứng nhắc từ chối mọi ngoại lệ sẽ mất những cải tiến từ cơ sở. Một chuỗi để mọi campus tự quyết sẽ mất chuẩn.
Cách xử lý là một thủ tục ngoại lệ đơn giản. Campus gửi đề xuất bằng văn bản, nói rõ muốn khác ở điểm nào, vì sao, ảnh hưởng tới trẻ và phụ huynh thế nào, thời hạn bao lâu. Ngoại lệ thuộc phần lỏng thì hiệu trưởng tự quyết và báo. Ngoại lệ thuộc phần chặt thì văn phòng chuỗi duyệt; riêng ngoại lệ liên quan tới an toàn hoặc cam kết với phụ huynh thì phải báo hội đồng. Mọi ngoại lệ được ghi vào phần ngoại lệ của sổ tay và được xem lại khi hết hạn.
Một ngoại lệ chạy tốt qua một năm học là ứng viên để trở thành chuẩn mới cho cả chuỗi. Đây là cách chuỗi học được từ chính các campus của mình, và là lý do thủ tục ngoại lệ nên được nhìn như một kênh cải tiến, không phải một cánh cửa hẹp.
Campus mới vào chuỗi và cái giá của chuẩn hoá quá mức
Campus mới vào chuỗi, dù mở mới hay chuyển đổi từ một trường đang chạy, cần một lộ trình áp chuẩn theo giai đoạn, ưu tiên phần an toàn và tài chính trước, phần chương trình và thương hiệu sau. Việc chuyển đổi chi tiết là một chủ đề riêng; ở cấp quản trị, điều hội đồng cần là một danh sách phần chuẩn đã áp, phần đang áp và thời hạn, để biết khi nào có thể đọc số liệu của campus đó cùng với các campus khác.
Chuẩn hoá cũng có cái giá. Mỗi quy trình bắt buộc tốn thời gian của giáo viên để làm và tốn thời gian của văn phòng chuỗi để kiểm. Khi sổ tay phình ra mà không có phần nào bị bỏ, giáo viên dành nhiều thời gian cho hồ sơ hơn cho trẻ. Một dấu hiệu dễ thấy là hồ sơ ngày càng đẹp trong khi chất lượng quan sát lớp không tăng.
Vì vậy, mỗi lần rà sổ tay hằng năm nên có hai câu hỏi đi cùng nhau: cần thêm chuẩn nào, và chuẩn nào có thể bỏ hoặc gộp. Hội đồng nên hỏi văn phòng chuỗi về cả hai, để chuẩn hoá phục vụ chất lượng chứ không trở thành mục đích tự thân.
Đo mức đồng đều giữa các campus
Nhà đầu tư thường hỏi chuỗi có chất lượng đồng đều không, nhưng hiếm khi có cách trả lời bằng số. Một cách đơn giản là nhìn khoảng cách giữa campus tốt nhất và campus yếu nhất ở cùng một chỉ số, qua nhiều năm học. Nếu điểm kiểm định chéo trung bình của chuỗi tăng nhưng khoảng cách giữa hai đầu cũng tăng, chuỗi đang tiến bộ không đều: vài campus kéo lên, vài campus tụt lại, và con số trung bình che mất điều đó.
Chỉ số đồng đều nên được tính cho các phần chặt của chuẩn: kết quả kiểm định an toàn, kết quả quan sát lớp theo bộ tiêu chí chung, tỷ lệ giáo viên đạt chuẩn và đã qua hội nhập, tỷ lệ hồ sơ tài chính đúng hạn. Với các phần lỏng, khác biệt giữa các campus là chuyện bình thường và không cần đo theo cách này.
Khi khoảng cách lớn, câu hỏi đầu tiên là campus yếu đang thiếu gì: người, tiền, cơ sở vật chất hay sự hỗ trợ của văn phòng chuỗi. Một chuỗi có cơ chế dùng hiệu trưởng giỏi làm người kèm cặp cho campus yếu, hoặc luân chuyển giáo viên cốt cán trong một học kỳ, thường thu hẹp khoảng cách nhanh hơn một chuỗi chỉ gửi văn bản nhắc nhở. Hội đồng nên hỏi có kế hoạch nào như vậy không, và ngân sách cho nó nằm ở đâu.
Câu hỏi thường gặp
Chuẩn hoá có mâu thuẫn với Chương trình giáo dục mầm non quốc gia không?
Không nên mâu thuẫn. Mọi trường mầm non tư thục phải thực hiện chương trình giáo dục mầm non do Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành; chuẩn của chuỗi là cách tổ chức thực hiện và bổ sung trên nền đó. Khi xây khung chương trình chuỗi, nên đối chiếu từng phần với chương trình quốc gia để chắc chắn không bỏ sót mục tiêu bắt buộc nào.
Ai có quyền sửa sổ tay chuẩn của chuỗi?
Phần nguyên tắc và các quy trình liên quan đến an toàn, cam kết với phụ huynh nên do hội đồng thông qua. Phần quy trình chi tiết có thể do văn phòng chuỗi sửa, có thông báo cho hiệu trưởng và ghi nhật ký thay đổi. Quy chế nội bộ nên nói rõ phần nào thuộc cấp nào, để tránh sửa tuỳ tiện.
Kiểm định chéo có làm các hiệu trưởng căng thẳng với nhau không?
Có thể, nếu kết quả bị dùng để xếp hạng hay phạt. Nên trình bày kiểm định chéo như hoạt động học hỏi lẫn nhau, gắn với kế hoạch khắc phục chứ không gắn trực tiếp với thưởng phạt. Việc luân phiên người kiểm định và đào tạo kỹ năng phản hồi cũng giúp giảm căng thẳng.
Có nên thuê đơn vị bên ngoài kiểm định thay cho kiểm định chéo?
Đơn vị bên ngoài khách quan hơn nhưng tốn chi phí và ít hiểu bối cảnh của chuỗi. Nhiều chuỗi kết hợp: kiểm định chéo hằng năm, và cứ vài năm một lần thuê bên ngoài đánh giá một số campus để hiệu chỉnh. Khi có nhà đầu tư mới, đánh giá độc lập cũng hữu ích làm mốc ban đầu.
Campus nhận cấp phép chương trình từ bên ngoài có chịu chuẩn của chuỗi không?
Phụ thuộc vào hợp đồng. Nếu chuỗi dùng chương trình được cấp phép, bên cấp phép thường có chuẩn riêng về chương trình và kiểm soát chất lượng. Chuẩn của chuỗi khi đó cần được sắp xếp để không chồng chéo hay mâu thuẫn với chuẩn của bên cấp phép, và ghi rõ chuẩn nào ưu tiên khi có khác biệt.
Bao nhiêu ngoại lệ là quá nhiều?
Không có con số chung. Dấu hiệu đáng lo là ngoại lệ ở phần chặt tăng đều qua các năm, cùng một loại ngoại lệ được xin ở nhiều campus, hoặc ngoại lệ hết hạn mà không được xem lại. Khi một loại ngoại lệ phổ biến, thường là chuẩn đang không hợp thực tế và cần được sửa.