Trước khi ký hợp đồng gia nhập hệ thống, trường mầm non cần rà soát toàn bộ hợp đồng đang có để tìm những điều khoản có thể vướng: độc quyền với đối tác chương trình cũ, thời hạn và phí chấm dứt, điều khoản về biển hiệu và cải tạo trong hợp đồng thuê, điều khoản thay đổi quyền kiểm soát, quyền đối với giáo án và hình ảnh, và dữ liệu đang nằm trong phần mềm của bên thứ ba. Rà trước giúp tránh tình huống ký hai hợp đồng mâu thuẫn nhau.
Một trường mầm non đã chạy vài năm thường có nhiều hợp đồng hơn chủ trường nhớ: một đối tác tiếng Anh, một bên cung cấp giáo viên nước ngoài, một phần mềm quản lý, một bên suất ăn hay thực phẩm, xe đưa đón, bảo hiểm, quảng cáo. Bài này đưa ra bản đồ hợp đồng của một trường, các điều khoản cần soi, chuyện thuê mặt bằng, chuyện quyền đối với giáo án và hình ảnh, cách chấm dứt cho êm, và chuyện dữ liệu. Đây là nguyên tắc chung, không thay ý kiến luật sư cho hợp đồng cụ thể.
Vì sao phải rà hợp đồng cũ trước khi ký mới
Hợp đồng gia nhập hệ thống thường có những cam kết như dùng học liệu của hệ thống, không dùng chương trình cạnh tranh, đổi nhận diện theo chuẩn, cho hệ thống tiếp cận một số dữ liệu. Nếu trường đang có một hợp đồng với đối tác cũ cam kết điều ngược lại, ví dụ độc quyền chương trình tiếng Anh đến hết năm sau, thì ngày ký hợp đồng mới là ngày trường vi phạm một trong hai hợp đồng.
Rà soát trước còn giúp tính đúng chi phí của cuộc chuyển đổi. Phí chấm dứt sớm, khoản phạt vi phạm, thời gian báo trước bắt buộc đều là chi phí thật, và chúng có thể làm thay đổi thời điểm hợp lý để bắt đầu. Một hợp đồng đối tác hết hạn vào tháng 5 có thể là lý do tốt để đặt lớp làm trước vào tháng 6 thay vì tháng 3.
Cuối cùng, hệ thống mới khi thẩm định cũng sẽ hỏi về các hợp đồng này. Trường tự rà trước thì chủ động được câu trả lời và đề xuất cách xử lý, thay vì để những điều khoản bất lợi lộ ra giữa chừng cuộc đàm phán và làm chậm mọi thứ.
Bản đồ hợp đồng của một trường mầm non
Bảng dưới gợi ý các nhóm hợp đồng hay gặp và điểm cần soi ở mỗi nhóm:
| Nhóm hợp đồng | Thường gặp | Điểm cần soi |
|---|---|---|
| Đối tác chương trình | Tiếng Anh, kỹ năng, STEAM, thể chất, âm nhạc | Độc quyền, thời hạn, phí chấm dứt, quyền dùng học liệu sau khi chấm dứt |
| Cung cấp nhân sự | Giáo viên nước ngoài qua trung tâm, giáo viên năng khiếu | Thời gian báo trước, điều khoản không tuyển trực tiếp người của họ |
| Phần mềm và dữ liệu | Phần mềm quản lý trường, ứng dụng liên lạc với phụ huynh | Quyền xuất dữ liệu, định dạng, thời gian lưu sau khi chấm dứt |
| Dịch vụ hậu cần | Suất ăn hoặc thực phẩm, xe đưa đón, vệ sinh, bảo vệ | Thời hạn, tiêu chuẩn có khớp chuẩn hệ thống mới không |
| Mặt bằng | Thuê nhà, thuê đất, hợp đồng phụ về cải tạo | Mục đích sử dụng, biển hiệu, cải tạo, thay đổi quyền kiểm soát |
| Tài chính và bảo hiểm | Vay, thuê mua thiết bị, bảo hiểm trẻ, bảo hiểm tài sản | Điều khoản thông báo khi thay đổi hoạt động hay sở hữu |
| Truyền thông | Quảng cáo, tư vấn tuyển sinh, thiết kế nhận diện | Quyền đối với tên, logo, hình ảnh đã làm cho trường |
Cách làm đơn giản nhất: lấy sổ chi của mười hai tháng gần nhất, liệt kê mọi bên nhận tiền định kỳ, rồi tìm hợp đồng tương ứng. Bên nào nhận tiền định kỳ mà không tìm thấy hợp đồng thì càng cần xem, vì quan hệ đó đang chạy theo thói quen và hiểu ngầm.
Điều khoản độc quyền và không cạnh tranh
Đối tác chương trình, nhất là các chương trình tiếng Anh và kỹ năng, hay đưa vào hợp đồng điều khoản độc quyền: trường không dùng chương trình cùng loại của bên khác trong thời hạn hợp đồng. Một số hợp đồng còn có điều khoản kéo dài sau khi chấm dứt, ví dụ không dùng chương trình tương tự trong một thời gian. Cần đọc kỹ phạm vi: độc quyền với môn nào, ở cơ sở nào, trong thời gian nào.
Nếu chương trình của hệ thống mới có phần trùng với phạm vi độc quyền, có ba hướng. Một là chờ hợp đồng cũ hết hạn và chỉ đưa phần trùng vào sau đó. Hai là đàm phán chấm dứt sớm với đối tác cũ, có thể kèm khoản bồi thường. Ba là thu hẹp phạm vi, ví dụ đối tác cũ tiếp tục ở một khối lớp đến hết năm học. Hướng nào cũng phải có văn bản với đối tác cũ trước khi phần trùng của chương trình mới chạy.
Điều khoản không tuyển người của nhau cũng hay gặp trong hợp đồng cung cấp giáo viên: trường không được tuyển trực tiếp giáo viên do bên cung cấp đưa tới trong một thời gian. Nếu kế hoạch chuyển đổi muốn giữ một giáo viên nước ngoài đang làm qua trung tâm, cần xem điều khoản này và bàn với trung tâm thay vì tự ký với giáo viên.
Thuê mặt bằng: những điều khoản chạm tới chuyển đổi
Mục đích sử dụng. Hợp đồng thuê thường ghi mục đích là hoạt động giáo dục mầm non. Chuyển đổi không đổi mục đích, nhưng nếu hệ thống muốn thêm hoạt động mới như lớp ngoại khoá cho trẻ lớn hơn hay trung tâm cho phụ huynh, cần xem mục đích có bao trùm không.
Biển hiệu và mặt tiền. Nhiều hợp đồng yêu cầu bên thuê xin ý kiến bên cho thuê trước khi thay biển hay sơn lại mặt tiền. Đổi nhận diện mà bỏ qua điều khoản này là mở đầu không cần thiết cho căng thẳng với chủ nhà.
Cải tạo. Chuẩn hệ thống có thể đòi cải tạo phòng học, sân chơi, nhà vệ sinh. Hợp đồng thuê quy định cải tạo nào cần đồng ý, ai sở hữu phần cải tạo khi hết hạn, có phải khôi phục hiện trạng không. Điều này ảnh hưởng trực tiếp tới việc hai bên chia chi phí cải tạo.
Thay đổi quyền kiểm soát và chuyển nhượng. Nếu chuyển đổi kèm thay đổi thành viên góp vốn hay thay đổi chủ sở hữu của pháp nhân thuê, một số hợp đồng coi đó là chuyển nhượng hợp đồng thuê cần chủ nhà đồng ý. Cấu trúc chỉ dùng chương trình thì thường không chạm điều khoản này, nhưng vẫn nên kiểm.
Thời hạn còn lại. Hệ thống thường muốn thời hạn thuê còn đủ dài để chi phí chuyển đổi có ý nghĩa. Nếu hợp đồng thuê còn ngắn, việc gia hạn có khi phải làm trước hoặc song song với hợp đồng gia nhập. Chọn và thẩm định mặt bằng mới là chủ đề đã có ở site Đầu tư mầm non.
Quyền đối với giáo án, hình ảnh và tên chương trình cũ
Giáo án, học liệu tự làm, bộ ảnh hoạt động của trẻ, tên các chương trình riêng là những thứ trường thường coi là của mình mà ít khi kiểm. Theo Luật Sở hữu trí tuệ, giáo án và học liệu là tác phẩm được bảo hộ quyền tác giả; ai là chủ sở hữu quyền phụ thuộc người sáng tạo làm theo nhiệm vụ được giao, theo hợp đồng, hay tự làm. Giáo án giáo viên soạn trong công việc tại trường thường có căn cứ để trường là chủ sở hữu, nhưng nên kiểm hợp đồng lao động và quy chế nội bộ.
Học liệu do đối tác cũ cung cấp thì gần như chắc chắn thuộc về đối tác, và hợp đồng thường quy định trường phải ngừng dùng khi chấm dứt. Giữ lại dùng tiếp, hoặc chỉnh sửa chút ít rồi dùng như của mình, là rủi ro rõ ràng. Tên hay logo do bên thiết kế làm cho trường cần xem hợp đồng thiết kế đã chuyển giao quyền chưa.
Ảnh và video có trẻ là loại nhạy cảm nhất. Quyền của trẻ đối với hình ảnh và dữ liệu cá nhân được pháp luật bảo vệ, và việc dùng ảnh cũ cho truyền thông của thương hiệu mới cần căn cứ đồng ý phù hợp. Khi đổi nhận diện, nên rà lại kho ảnh đang đăng công khai và gỡ những ảnh không còn căn cứ sử dụng.
Chấm dứt hợp đồng cũ sao cho êm
Với những hợp đồng phải chấm dứt, trình tự sau giúp giữ quan hệ và tránh tranh chấp:
- Đọc điều khoản chấm dứt: điều kiện, thời gian báo trước, hình thức thông báo, phí hoặc bồi thường, nghĩa vụ sau chấm dứt.
- Tính thời điểm: chọn mốc chấm dứt khớp với lộ trình chuyển đổi và với hạn báo trước, tránh để có khoảng trống không có dịch vụ cho trẻ.
- Gặp đối tác trước khi gửi văn bản. Nói lý do thật, đề xuất phương án chuyển tiếp, lắng nghe điều kiện của họ.
- Gửi thông báo chấm dứt đúng hình thức hợp đồng yêu cầu, giữ bằng chứng đã gửi.
- Lập biên bản thanh lý: xác nhận công nợ, bàn giao tài sản, học liệu phải trả lại, dữ liệu phải xuất ra.
- Báo phụ huynh những thay đổi họ sẽ thấy, như giáo viên năng khiếu mới hay xe đưa đón mới, trước ngày thay đổi.
Giới giáo dục mầm non ở một khu vực thường khá nhỏ; đối tác cũ hôm nay có thể là đối tác của một trường gần đó ngày mai, và cách trường chia tay sẽ được kể lại. Một cuộc chấm dứt đúng hạn, rõ ràng, có lời cảm ơn là khoản đầu tư rẻ cho uy tín của trường.
Dữ liệu đang nằm ở phần mềm của bên thứ ba
Hồ sơ trẻ, sổ sức khoẻ, lịch sử học phí, nhận xét của giáo viên, tin nhắn với phụ huynh: ở nhiều trường, những dữ liệu này nằm trong phần mềm hay ứng dụng của một nhà cung cấp. Khi chuyển sang hệ thống quản lý của bên mới, câu hỏi là trường lấy dữ liệu ra được không, ở định dạng nào, mất bao lâu, và nhà cung cấp cũ giữ lại bao lâu sau khi chấm dứt.
Nên xuất dữ liệu ra và kiểm trước khi chấm dứt hợp đồng phần mềm, không phải sau. Kiểm nghĩa là mở ra xem có đủ không: đủ số trẻ, đủ năm học, có tệp đính kèm không. Nhiều trường chỉ phát hiện thiếu dữ liệu khi tài khoản cũ đã bị khoá.
Chuyển dữ liệu cá nhân của trẻ và phụ huynh sang hệ thống mới là hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân, chịu sự điều chỉnh của Nghị định 13/2023/NĐ-CP và các văn bản mới hơn. Trường cần có căn cứ cho việc chuyển, thông tin cho phụ huynh phù hợp, và yêu cầu nhà cung cấp cũ xoá dữ liệu theo hợp đồng sau khi bàn giao xong, có xác nhận bằng văn bản.
Câu hỏi thường gặp
Nếu không tìm thấy bản hợp đồng với một đối tác cũ thì làm gì?
Hỏi đối tác xin bản sao, đồng thời gom các bằng chứng về quan hệ như hoá đơn, email, tin nhắn thoả thuận. Quan hệ không có hợp đồng viết vẫn có thể là hợp đồng có hiệu lực theo Bộ luật Dân sự, với điều kiện được suy ra từ cách hai bên đã làm. Nên chấm dứt bằng văn bản rõ ràng và lập biên bản thanh lý để khép quan hệ lại.
Hệ thống mới có nên chịu phí chấm dứt hợp đồng cũ không?
Đây là điểm thương lượng, không có quy tắc chung. Lập luận cho việc chia sẻ là phí phát sinh vì quyết định gia nhập hệ thống. Lập luận ngược lại là đó là cam kết riêng của trường từ trước. Nhiều bên chọn cách đặt mốc bắt đầu sao cho phí chấm dứt nhỏ nhất, rồi chia phần còn lại theo thoả thuận sau NDA.
Có thể giữ đối tác chương trình cũ song song với hệ thống mới không?
Có, nếu hai chương trình không trùng phạm vi, hợp đồng với hệ thống mới cho phép và hợp đồng cũ không có độc quyền ngược lại. Ví dụ một đối tác thể chất hay âm nhạc vẫn có thể tiếp tục. Điều cần tránh là để giáo viên và trẻ phải theo hai phương pháp khác nhau cho cùng một mảng hoạt động.
Chủ nhà có quyền phản đối việc trường gia nhập hệ thống không?
Thường chủ nhà chỉ có quyền ở những điểm hợp đồng thuê quy định, như thay biển hiệu, cải tạo, chuyển nhượng hợp đồng hoặc thay đổi quyền kiểm soát. Nếu cấu trúc chuyển đổi không chạm các điểm đó, chủ nhà không có căn cứ phản đối. Dù vậy, báo trước cho chủ nhà về kế hoạch thường giúp mọi việc sau đó dễ dàng hơn.
Giáo viên tự soạn giáo án có được mang theo khi nghỉ việc không?
Phụ thuộc thoả thuận về quyền tác giả trong hợp đồng lao động và quy chế của trường. Nếu không có thoả thuận rõ, việc xác định ai là chủ sở hữu có thể phức tạp. Trong quá trình chuyển đổi, nên làm rõ điều này bằng văn bản với giáo viên một cách tôn trọng, tránh để thành tranh chấp sau khi người đó đã nghỉ.