Trong cả bốn lộ trình hợp tác, trách nhiệm trước pháp luật và trước phụ huynh đi theo pháp nhân đứng tên giấy phép hoạt động của trường. Ở thuê bao chương trình, nhượng quyền và sở hữu campus, pháp nhân đó là của đối tác, nên đối tác làm hầu hết việc vận hành, còn hệ thống cung cấp chương trình, đào tạo, công cụ và kiểm tra chất lượng. Chỉ ở lộ trình góp vốn thiểu số, việc vận hành nằm hẳn ở ban điều hành hệ thống và đối tác giữ vai giám sát.
Câu đó nghe đơn giản, nhưng các cuộc trao đổi hợp tác hay vấp ở những việc nằm giữa hai bên: tuyển sinh do ai lo, phần mềm quản lý phụ huynh thuộc ai, khi có sự cố ai lên tiếng, giáo viên được đào tạo xong mà nghỉ thì tính sao. Bài này đặt các việc đó vào một ma trận, rồi đi vào bốn nhóm việc hay gây hiểu lầm nhất. Ma trận dùng được như một khung để mang vào buổi trao đổi và ghi vào biên bản.
Vì sao nên chia trách nhiệm trước khi bàn phí
Phí hợp tác chỉ có nghĩa khi biết rõ đổi lại được gì. Một khoản phí thuê bao có kèm đào tạo tại chỗ hằng kỳ khác hẳn một khoản phí chỉ gồm quyền dùng học liệu; một khoản phí nhượng quyền có kèm đội hỗ trợ tuyển sinh mùa đầu khác hẳn khoản phí chỉ gồm quyền dùng tên. Nếu chưa chia xong trách nhiệm mà đã so phí, đối tác dễ so hai thứ không cùng loại.
Lý do thứ hai là tránh khoảng trống. Trong một trường mầm non, việc không ai nhận là việc nguy hiểm nhất: ví dụ cập nhật quy trình an toàn khi có hướng dẫn mới của cơ quan quản lý, hay trả lời một phụ huynh hỏi về chương trình mà giáo viên không trả lời được. Khi hai bên cùng nghĩ việc đó thuộc bên kia, nó sẽ không được làm cho tới khi có chuyện.
Lý do thứ ba là tránh làm chồng. Hệ thống muốn kiểm soát chất lượng, đối tác muốn được tự chủ điều hành; nếu không chia rõ, cùng một việc như chọn giáo viên chủ nhiệm hay sắp xếp lịch hoạt động ngoài trời có thể bị hai bên cùng can thiệp, và người chịu thiệt là đội ngũ ở giữa. Chia trước cũng giúp khi về sau có bất đồng: hai bên chỉ cần mở biên bản ra xem việc đó đã giao cho ai.
Ma trận trách nhiệm theo lộ trình
Ký hiệu trong bảng: Đối tác là pháp nhân hoặc người đại diện của đối tác; Hệ thống là Global Star; Cùng nghĩa là một bên làm, bên kia có quyền góp ý hoặc phê duyệt theo hợp đồng. Đây là khung tham khảo; phân chia thật nằm trong hợp đồng từng trường hợp.
| Việc | i. Thuê bao | ii. Nhượng quyền | iii. Sở hữu campus | iv. Góp vốn |
|---|---|---|---|---|
| Giấy phép, hồ sơ với cơ quan quản lý | Đối tác | Đối tác | Đối tác | Hệ thống |
| Tuyển, ký hợp đồng giáo viên và nhân viên | Đối tác | Đối tác, theo chuẩn hệ thống | Đối tác, theo chuẩn hệ thống | Hệ thống |
| Chương trình và giáo án | Hệ thống cung cấp, đối tác dạy | Hệ thống cung cấp, đối tác dạy | Hệ thống cung cấp, đối tác dạy | Hệ thống |
| Đào tạo giáo viên và quản lý | Cùng | Cùng | Cùng | Hệ thống |
| An toàn của trẻ, xử lý sự cố tại trường | Đối tác | Đối tác, theo quy trình chung | Đối tác, theo quy trình chung | Hệ thống |
| Tuyển sinh, truyền thông tại địa phương | Đối tác | Cùng | Cùng | Hệ thống |
| Học phí, thu chi, sổ sách của trường | Đối tác | Đối tác | Đối tác | Hệ thống, báo cáo cho thành viên |
| Kiểm tra chất lượng định kỳ | Hệ thống | Hệ thống | Hệ thống | Thành viên giám sát qua báo cáo |
Cột góp vốn khác hẳn ba cột còn lại vì đối tác ở đó không vận hành cơ sở nào. Việc của đối tác góp vốn là đọc báo cáo, đặt câu hỏi, biểu quyết ở hội đồng thành viên và dùng các quyền đã thoả thuận khi cần.
Trách nhiệm trước cơ quan quản lý luôn đi theo pháp nhân vận hành
Một trường mầm non tư thục hoạt động theo giấy phép của chính nó, chịu sự quản lý của cơ quan quản lý giáo dục địa phương và tuân theo Điều lệ trường mầm non do Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành (bản hiện hành tại thời điểm viết là Thông tư 52/2020/TT-BGDĐT, nên kiểm lại văn bản sửa đổi mới nhất). Hiệu trưởng và nhà đầu tư của trường là những người chịu trách nhiệm khi đoàn kiểm tra tới, khi có khiếu nại, khi phải báo cáo định kỳ.
Hợp đồng thuê bao hay nhượng quyền với một hệ thống không chuyển những trách nhiệm đó sang hệ thống. Nếu trường dạy theo giáo án của hệ thống mà thiếu một hoạt động bắt buộc theo chương trình giáo dục mầm non của Bộ, người phải giải trình vẫn là trường. Vì vậy một hệ thống có trách nhiệm thường thiết kế chương trình của mình để lồng vào, chứ không thay thế, chương trình giáo dục mầm non quốc gia, và đối tác nên hỏi thẳng cách lồng ghép đó trước khi ký.
Ở chiều ngược lại, đối tác cũng không nên kỳ vọng hệ thống đứng tên thay mình trong các thủ tục hành chính. Hệ thống có thể chuẩn bị mẫu hồ sơ, hướng dẫn quy trình, cử người hỗ trợ khi trường làm việc với cơ quan quản lý; nhưng chữ ký và con dấu là của pháp nhân vận hành.
Khi có sự cố an toàn: ai đứng ra trước phụ huynh
Sự cố ở trường mầm non, dù nhỏ như trẻ ngã trầy xước hay lớn như một vụ ngộ độc thực phẩm, luôn cần một người đứng ra ngay: báo phụ huynh, đưa trẻ đi khám nếu cần, ghi nhận sự việc, báo cáo cơ quan quản lý khi quy định bắt buộc. Ở ba lộ trình mà đối tác vận hành, người đó là hiệu trưởng và chủ trường của đối tác. Hệ thống không có mặt ở trường mỗi giờ, nên không thể là người phản ứng đầu tiên.
Điểm khác giữa thuê bao và hai lộ trình mang thương hiệu chung nằm ở chuyện danh tiếng. Ở thuê bao, sự cố gắn với tên riêng của trường; ở nhượng quyền và sở hữu campus, sự cố gắn với thương hiệu Global Star, nên ảnh hưởng tới mọi cơ sở khác. Vì thế hợp đồng nhượng quyền thường có quy trình xử lý sự cố chung: báo cho hệ thống trong thời hạn nhất định, thống nhất nội dung trả lời phụ huynh và truyền thông, không tự phát ngôn trên mạng xã hội khi chưa thống nhất.
Đối tác nên hỏi ba điều về phần này: quy trình xử lý sự cố của hệ thống có thành văn không, hệ thống hỗ trợ những gì trong mấy giờ đầu, và nếu sự cố xuất phát từ một quy trình do hệ thống ban hành thì trách nhiệm giữa hai bên được chia ra sao. Câu hỏi cuối thường ít được hỏi nhất nhưng đáng ghi vào hợp đồng nhất.
Dữ liệu phụ huynh và trẻ: ai giữ, ai được dùng vào việc gì
Ứng dụng phụ huynh và hệ thống quản lý tuyển sinh là một phần của gói hỗ trợ trong các lộ trình nhượng quyền và sở hữu campus. Chúng chứa dữ liệu cá nhân của trẻ và gia đình: họ tên, ngày sinh, tình trạng sức khoẻ, hình ảnh, thông tin liên lạc. Theo khung bảo vệ dữ liệu cá nhân ở Việt Nam, khởi đầu từ Nghị định 13/2023/NĐ-CP và các văn bản ban hành sau đó, dữ liệu về trẻ em và dữ liệu sức khoẻ được đối xử thận trọng hơn dữ liệu thông thường, cần sự đồng ý rõ ràng và mục đích xử lý rõ ràng.
Vì dữ liệu nằm trên công cụ của hệ thống nhưng phát sinh từ quan hệ giữa trường và phụ huynh, hợp đồng cần trả lời: bên nào là bên quyết định mục đích xử lý, bên nào chỉ xử lý theo yêu cầu, hệ thống có được dùng dữ liệu của trường để tổng hợp thống kê cho cả chuỗi không, và khi hợp tác chấm dứt thì dữ liệu được trả lại, chuyển đi hay xoá theo cách nào.
Với lộ trình thuê bao, trường thường tự dùng công cụ quản lý riêng, nên câu hỏi dữ liệu nhẹ hơn, chủ yếu xoay quanh những báo cáo đánh giá chất lượng mà hệ thống thu thập. Với lộ trình góp vốn, đối tác không chạm tới dữ liệu phụ huynh, nhưng nên hỏi hệ thống tuân thủ quy định bảo vệ dữ liệu ra sao, vì vi phạm về dữ liệu trẻ em là rủi ro pháp lý và danh tiếng của chính pháp nhân mình góp vốn.
Kiểm tra chất lượng: hệ thống kiểm gì, đối tác nhận lại gì
Ở ba lộ trình đối tác vận hành, kiểm tra chất lượng là cách hệ thống giữ cho chương trình và thương hiệu không bị dùng sai. Nội dung kiểm thường gồm ba lớp: lớp học có dạy đúng giáo án và đúng tinh thần phương pháp không; quy trình vận hành như đón trả trẻ, giờ ăn, giờ ngủ, vệ sinh có làm đúng chuẩn không; và hồ sơ của trường như kế hoạch giáo dục, sổ theo dõi trẻ, hồ sơ đào tạo giáo viên có đủ không.
Điều đối tác nên đòi hỏi là kiểm tra phải có tiêu chí thành văn, được gửi trước, và kết quả được trả lại bằng một báo cáo cụ thể kèm đề xuất khắc phục. Một đợt kiểm tra chỉ ghi đạt hoặc không đạt mà không nói vì sao thì đối tác không học được gì, còn đội ngũ thì chỉ thấy bị soi. Ngược lại, khi báo cáo chỉ ra được lớp nào, khâu nào, cách sửa ra sao, đợt kiểm tra trở thành một buổi đào tạo tại chỗ.
Cũng nên thoả thuận trước hậu quả của kết quả không đạt: được bao lâu để khắc phục, có kiểm tra lại không, và tới mức nào thì thành vi phạm hợp đồng. Ở thuê bao, hậu quả thường dừng ở việc không được trình bày trường như đơn vị đạt chuẩn chương trình; ở nhượng quyền và sở hữu campus, vi phạm kéo dài có thể dẫn tới chấm dứt quyền dùng thương hiệu.
Những câu nên ghi vào biên bản trao đổi
Ma trận ở trên là khung; còn đây là những câu nên hỏi để biến khung thành cam kết cụ thể. Ghi câu trả lời vào biên bản của từng buổi để khi soạn hợp đồng không phải nhớ lại:
- Phí đã gồm những buổi đào tạo nào, ở đâu, cho bao nhiêu người, và đào tạo thêm khi giáo viên mới vào được tính thế nào.
- Giáo án của hệ thống lồng vào chương trình giáo dục mầm non quốc gia ra sao, có tài liệu đối chiếu để trường dùng khi làm việc với cơ quan quản lý không.
- Ai duyệt các nội dung truyền thông tuyển sinh mang tên hệ thống, và mất bao lâu để duyệt.
- Quy trình báo cáo sự cố: báo cho ai, trong bao lâu, hệ thống hỗ trợ gì.
- Dữ liệu phụ huynh lưu ở đâu, ai được truy cập, xử lý ra sao khi chấm dứt hợp tác.
- Đợt kiểm tra chất lượng diễn ra mấy lần mỗi năm, tiêu chí là gì, kết quả không đạt thì có thời gian khắc phục bao lâu.
- Với lộ trình góp vốn: báo cáo gửi thành viên gồm những chỉ số nào, định kỳ ra sao, và thành viên được yêu cầu thêm thông tin trong trường hợp nào.
Câu trả lời mơ hồ cho bất kỳ câu nào ở trên không hẳn là dấu hiệu xấu ở buổi đầu, vì nhiều chi tiết chỉ chốt được sau thoả thuận bảo mật. Nhưng tới lúc nhận hồ sơ giới thiệu cơ hội, từng câu phải có câu trả lời bằng văn bản.
Câu hỏi thường gặp
Thuê bao chương trình thì hệ thống có chịu trách nhiệm gì về kết quả dạy không?
Hệ thống chịu trách nhiệm về chất lượng của thứ mình cung cấp: học liệu đúng như cam kết, đào tạo đủ buổi, đánh giá chất lượng đúng quy trình. Việc dạy hằng ngày và kết quả của trẻ phụ thuộc vào đội ngũ của trường, nên hợp đồng thường không cam kết kết quả học tập, chỉ cam kết đầu vào và quy trình hỗ trợ.
Hiệu trưởng do đối tác hay hệ thống chọn?
Ở ba lộ trình đối tác vận hành, đối tác tuyển và bổ nhiệm hiệu trưởng theo quy định của Điều lệ trường mầm non. Trong nhượng quyền và sở hữu campus, hợp đồng có thể yêu cầu hiệu trưởng đạt tiêu chuẩn của hệ thống và qua đào tạo của hệ thống, nhưng quyết định bổ nhiệm vẫn là của pháp nhân vận hành.
Đối tác có được tự thêm hoạt động ngoài chương trình của hệ thống không?
Ở thuê bao, trường thường được tự do thêm hoạt động riêng, miễn không trình bày chúng như một phần của chương trình được cấp quyền. Ở nhượng quyền và sở hữu campus, mọi hoạt động mang tên thương hiệu chung thường phải theo chuẩn hoặc được hệ thống chấp thuận, vì nó ảnh hưởng tới cách phụ huynh nhìn cả hệ thống.
Nếu giáo viên được hệ thống đào tạo xong rồi nghỉ việc thì sao?
Giáo viên là nhân sự của pháp nhân vận hành, nên chuyện giữ người là việc của đối tác. Hợp đồng hợp tác nên ghi rõ đào tạo cho người thay thế được tính vào phí hay tính thêm, và giáo viên đã nghỉ có còn được dùng học liệu của hệ thống ở nơi làm mới hay không, vì đó là chuyện sở hữu trí tuệ.
Ở lộ trình góp vốn, thành viên thiểu số có được xuống thăm trường không?
Thường là có, theo lịch hẹn và theo quy định bảo vệ trẻ của trường, vì việc tận mắt xem vận hành là một phần của quyền giám sát. Nhưng thành viên góp vốn không có quyền chỉ đạo trực tiếp giáo viên hay hiệu trưởng; ý kiến đi qua hội đồng thành viên hoặc ban điều hành.
Ma trận trách nhiệm có phải là một phần của hợp đồng không?
Nên là như vậy. Nhiều hợp đồng hợp tác đính kèm một phụ lục phân chia trách nhiệm theo từng nhóm việc, để khi có bất đồng hai bên dựa vào văn bản thay vì trí nhớ. Ma trận trong bài là khung để xây phụ lục đó, không thay được nội dung hợp đồng cụ thể.